Gracias a las nuevas tecnologías, mucho se ha estado hablando últimamente sobre la firma electrónica o digital. En Buk no hemos estados ajenos a esta nueva tendencia y ya contamos con firma electrónica. Sin embargo, quisiéramos compartir sobre el tema para aclarar alguna de las dudas que han surgido con estos nuevos cambios.
Qué es una Firma Electrónica?
La Firma Electrónica se rige bajo el marco de la Ley N. 19.799 de Chile, sobre documentos y firmas electrónicas donde define la firma digital como cualquier sonido, símbolo o proceso electrónico, que permite al receptor de un documento electrónico identificar al menos formalmente a su autor.
Importante destacar, según lo que dispone en el artículo 3°, que los contratos suscritos por medio de firma electrónica serán válidos de la misma manera y producirán el mismo efecto que los contratos celebrados por escrito y en soporte en papel, con excepción de aquellos que la ley exige una solemnidad especial como por ejemplo la concurrencia personal de alguna de las partes.
¿Firma Simple o Firma Avanzada?
Ahora bien, dentro de las firmas electrónicas existen dos naturalezas de firma: La firma simple y la firma avanzada.
Conforme la descripción en la Ley N. 19.799, la firma avanzada es aquella certificada por un prestador acreditado[i], que ha sido creada usando medios que el titular mantiene bajo su exclusivo control, de manera que se vincule únicamente al mismo y a los datos a los que se refiere impidiendo que desconozca la integridad del documento y su autoría.
Para elegir entre una o la otra firma se debe tomar en cuenta la naturaleza del documento. Si el documento es de carácter público entonces debe ser suscrito mediante la firma avanzada de acuerdo al artículo XX de la Ley N 19.799. En cambio, para documentos de carácter privado, estos pueden ser suscritos mediante firma simple y tendrán el mismo valor probatorio que corresponda a las reglas generales. Dicho en otras palabras, la firma simple tiene la misma validez y puede ser refutada al igual que los contratos celebrados por escrito y en soporte en papel. En cambio, con la avanzada no se puede desconocer la integridad del documento y su firma.
Cómo seguir
Te recomendamos identificar qué procesos de RRHH podrían verse beneficiados por la implementación de esta solución: reclutamiento, on boarding, administración y contratación, anexos, etc. A partir de esto puedes definir qué tipo de firma requiere cada proceso, para luego evaluar las distintas opciones que hoy existen. En Buk tenemos una solución de Firma digital que te permite generar tus propios documentos, para que luego puedan ser firmados tanto por el empleado como por los representantes legales en tan solo un par de clicks. Nuestro sistema cumple con todos los requerimientos legales de la Dirección del Trabajo para realizar la firma digital. Contáctanos en este link para realizar una prueba.
Takeaways: La firma electrónica es una gran oportunidad para avanzar en la digitalización de los procesos de RRHH. Dependiendo del documento, es clave distinguir entre una firma simple o avanzada, ya que una u otra opción definirán el uso que le podrás dar a la misma
[i] Prestador Acreditado es aquel prestador que se acreditó ante la Entidad Acreditadora. Hoy en día, de acuerdo a la Ley N. 19.799, la única Entidad Acreditadora de firma electrónica avanzada es la Subsecretaría de Economía, Fomento y Reconstrucción.
