Teletrabajo, un término tan extendido y popularizado que ya nos suena natural y cotidiano. Sin embargo, hace un par de décadas ni el más visionario de los pensadores se imaginó que una industria podría funcionar con los trabajadores desde casa y las oficinas vacías.
Si bien el teletrabajo aporta muchos beneficios, también propone retos interesantes, sobre todo en cuanto a comunicación y coordinación.
Agendar reuniones con personas que están en distintas partes del mundo, que varias personas estén trabajando en simultáneo en un mismo archivo sin compartir espacio geográfico, y evitar la pérdida de información al emplear canales no verbales es posible gracias a las diversas herramientas digitales que hoy potencian el trabajo colaborativo desde el teletrabajo.
Herramientas indispensables para el teletrabajo
Echemos un vistazo a las diferentes tecnologías que utilizan las empresas que han mutado a modelo híbrido o de teletrabajo.
Videoconferencias y comunicación
Los grupos de trabajo necesitan estar en un constante intercambio de ideas y palabras para gestionar la coordinación de sus tareas en pro de los objetivos comunes.
Esto es posible gracias a herramientas como Zoom, Google Meet y Hangouts. Son aplicaciones que permiten realizar videoconferencias en tiempo real con muchas personas. Tienen interfaces fáciles de entender y opciones que maximizan su utilidad, como el poder compartir la pantalla o enviar mensajes escritos a través de un chat.
Almacenamiento de archivos
Los viejos folios y las interminables montañas de papeles han sido reemplazadas por herramientas como Google Drive y Dropbox.
Además de almacenar una gran cantidad de información, podrás compartirla y editarla. Por ejemplo, dos personas o más pueden trabajar en la edición de un mismo archivo, sin importar dónde se encuentren.
También permiten crear usuarios y asignar privilegios, para proteger la información y que cada empleado tenga acceso al área que le corresponde.
Microsoft 365, Google Sheets, Google Slides y Googles Docs son otras aplicaciones que permiten editar archivos en simultáneo.
Envío de archivos
Tener un eficiente manejo de la información es un aspecto crítico del teletrabajo.
Una barrera común son aquellos archivos demasiado pesados para ser compartidos por correo electrónico. La solución está en herramientas como WeTransfer. A través de ella podrás compartir documentos de cualquier tamaño y con la cantidad de personas que desees.
Acceso remoto
Aunque no son actuales, las herramientas de acceso remoto como AnyDesk y TeamViewer se han vuelto indispensables para el teletrabajo.
Su ventaja es que te permiten el acceso remoto a computadoras ubicadas en cualquier parte del mundo. De esta manera puedes acceder a archivos, programas o funcionalidades que están en ellas sin necesidad de desplazarte de un sitio a otro.
Los escritorios remotos también son muy utilizados durante las capacitaciones del nuevo personal.
Trabajo en equipo
Para que el trabajo en equipo fluya se necesita más que solo la comunicación. Slack y Asana son plataformas que facilitan el trabajo en equipo mediante la concentración de distintos elementos en un mismo espacio.
Así, cada integrante sabrá qué tareas tienen asignadas sus compañeros, el nivel de avance y de qué manera influyen en sus propias tareas.
Diseño
Los equipos encargados de crear contenido visual cuentan con Figma, una herramienta que permite crear prototipos wireframes que luego pueden ser compartidos para todos los integrantes. Además, cada uno tiene la posibilidad de editarlo y trabajar en él.
Mapas mentales
Hay empresas donde las nuevas ideas surgen y los nuevos proyectos inician con un mapa mental.
Con MindMeister puedes capturar, desarrollar y compartir ideas en un formato visual. Funciona como un repositorio donde todos los miembros del equipo plasman sus ideas, así son compartidas y debatidas para luego arrojar conclusiones.
Entornos de trabajo virtual
Workplace, de Facebook, es una herramienta que intenta replicar los elementos de una oficina pero en un entorno virtual.
Funciona de manera similar a una red social, donde hay un muro donde se despliegan noticias relevantes. También brinda otras funcionalidades, como chats en vivo y transmisión de videos.
Requerimientos para el uso de las herramientas que potencian la colaboración en el teletrabajo
Algunas de estas aplicaciones requieren de cierto conocimiento técnico para sacarles provecho. Otras son lo suficientemente intuitivas para que cualquier usuario primerizo entienda su funcionamiento. Veamos cuáles son algunos requerimientos que te puedes encontrar:
- Funcionalidades pagas: Aunque todas estas herramientas tienen versiones gratuitas, muchas de ellas se guardan sus mejores funcionalidades para aquellos que compren la licencia de uso.
- Conexión a Internet: Este es un requerimiento fundamental para el teletrabajo en general. Se necesita de una conexión a Internet estable y sólida, que permita cargar y descargar archivos de forma rápida y eficiente.
- Requerimientos técnicos: Las herramientas de las que hablamos no necesitan de máquinas demasiado potentes para correr. Con una PC de 4 GB de RAM debería ser suficiente para navegar con fluidez en alguna de ellas. Ahora bien, si necesitas usar varias a la vez, te sugerimos un equipo más capaz.
Takeaways: El teletrabajo es posible gracias a las diversas herramientas que permiten la comunicación en tiempo real entre personas sin importar el lugar donde estén. También existen herramientas para compartir y editar archivos, crear diseños, realizar videoconferencias y simular entornos de trabajo parecidos al de una oficina real.