Probablemente lo has hecho muchas veces y este año no será la excepción. Seguro que, como todos, tienes muchos proyectos para la gestión de RRHH de tu empresa y estamos muy acostumbrados a que el punto de partida de estos sea una carta gantt. Antes de continuar es importante que te preguntes: ¿Cuándo fue la última vez que un proyecto cumplió la carta gantt que planificó en un comienzo?. Cuesta aceptarlo, pero probablemente la respuesta que llega a tu cabeza es NUNCA. (OK, puede que haya algún proyecto espectacular que lo haya logrado, pero siempre hay excepciones que confirman las reglas).

Tal como lo hablamos en el artículo anterior sobre metodologías ágiles, la base de esta nueva forma de gestionar las organizaciones se encuentra en 4 premisas que, si bien, corresponden al mundo de desarrollo de software, son perfectamente aplicables a cualquier proyecto que tengas por delante:

  • Individuos e interacciones por sobre procesos y herramientas: En cualquier proyecto que quieras desarrollar no debes perder la vista que lo que importa es la interacción y el uso que le darán los colaboradores de tu empresa.
  • Software funcionando por sobre documentación exhaustiva: En lugar de planificar infinitamente, es más eficiente comenzar por un prototipo o un mínimo producto viable. Solo basta entender esto para comprender por qué las gantt no funcionan.
  • Colaboración con los clientes por sobre negociación contractual: En lugar de contratos o formularios, busca colaborar con tu cliente interno y hazlo parte del proyecto desde un comienzo
  • Respuesta ante el cambio antes que seguir un plan: Cuándo un proyecto ha seguido su curso sin alterarse? El mundo es dinámico y los presupuestos y prioridades también. El problema es que las cartas gantt no lo son.

Por qué las cartas gantt nunca han funcionado

Vamos a repasar los conceptos de la agilidad pero desde otro lado, para entender por qué hacer una gantt nunca te llevará al éxito.

  • Los proyectos exitosos son flexibles, no fijos: La mayoría de los proyectos que realmente funcionan no tienen una duración determinada ni un camino predefinido por donde seguir. Van construyendo a medida que confirman sus hipótesis.
  • La planificación de largo plazo no funciona: Los proyectos están expuestos a tantas variables que planificar con un horizonte no superior a 3-4 semanas es mucho más realista que hacerlo a 6 o 9 meses.
  • Los cambios ocurren todos los días: La mentalidad ágil asume que el cambio es parte del proyecto y que es inevitable. Por lo tanto, implementar esos cambios debe ser sencillo, simple y transparente para que el proyecto avance.
  • La comunicación debe fluir: Mantenerse al día y comunicarse con todos lo involucrados es clave para un equipo. Cualquier cambio en el proyecto debe reflejarse inmediatamente en las labores de cada colaborador.

¿Qué hacer entonces? Tu próx proyecto debe partir por un prototipo o un MVP

Tomado del libro Sprint, cómo testear ideas en solo 5 días

A la izquierda un proyecto tradicional que sigue una gantt. Normalmente las gantt incluyen un piloto en la fase final del proyecto, cuando ya se tiene un buen camino recorrido. El problema de esto es que si el piloto sale mal, ya sea ha gastado bastante tiempo y recursos y toca volver a empezar casi desde cero.

A la derecha un proyecto que define una hipótesis inicial (se necesita potenciar la movilidad, un nuevo programa de talentos o una nueva intranet) y que en lugar de planificar exhaustivamente, realiza un sprint (sesión de trabajo corto y focalizado, 5 días o un par de semanas) para construir un prototipo o MVP que los usuarios finales puedan probar. Toma menos tiempo y da muchas más garantías de que el proyecto irá por el camino adecuado para resolver los dolores o necesidades del usuario.

  • Prototipo: es una construcción de bajo costo que permite testear una idea y entender la funcionalidad que los colaboradores requieren del proyecto. Permite confirmar o descartar las hipótesis del proyecto, aprender del cliente interno y avanzar con más seguridad en el proyecto.
  • MVP (mínimo producto viable): Es una solución real, por lo general un poco más avanzada que un prototipo, que incorpora las funcionalidades mínimas del proyecto que le permitirán a los colaboradores resolver sus necesidades.

Este artículo es parte de una serie de post sobre el enfoque ágil y cómo lo puedes aplicar en tu equipo de RRHH:

Qué es Agile en RRHH

Como hacer prototipos y MVP 

Cómo hacer un Sprint

Cultura Agile (pronto)

Takeaways: Parte de las virtudes del enfoque ágil es darle más rapidez y eficiencia a la gestión de proyectos. Dejar atrás las cartas gantt e incorporar los prototipos y productos mínimos viables (MVP) puede ser un buen camino para asegurar el éxito de los objetivos de tu organización.