La intranet es una plataforma digital que tiene como objetivo brindar distintas herramientas a los trabajadores que les permitan y les faciliten el generar valor.
La plataforma estará cargada de contenido, archivos, procesos de negocios y cualquier otro recurso que pueda ser digitalizado. Esto crea una estandarización en toda la empresa y facilita la comunicación entre los equipos.
Una de las tantas ventajas de la intranet es que el contenido estará disponible las 24 horas del día y los 365 días del año; todo bajo la protección de un esquema de seguridad que asegura que cada quien tendrá acceso a lo que le corresponde.
El uso de una intranet está bastante normalizado en todas las industrias. Sin embargo, en muchas ocasiones, la inversión en este recurso no es totalmente aprovechada por los trabajadores.
Algunos motivos son la poca adaptabilidad, la negación de migrar de una forma de trabajo hacia otra, o simplemente que la plataforma es poco amigable.
Si quieres saber cómo aprovechar tu intranet y convertirla en una herramienta potenciadora de la productividad, aquí te brindaremos algunas recomendaciones.
Conocer las necesidades de los usuarios
Cuando estés diseñando tu intranet, toda su estructura debe estar enfocada en cubrir las necesidades de los que serán sus usuarios, en este caso, tus empleados.
Indagando sobre los requerimientos de cada área en específico podrás crear secciones y herramientas que realmente simplifiquen sus actividades cotidianas, convirtiendo a esta plataforma en un apoyo y no en un obstáculo.
Recuerda que cada área tiene sus propias necesidades, de allí la importancia de realizar una consulta general para que nadie quede excluido.
Consigue una buena identidad visual
No importa qué tantos beneficios y facilidades tenga el potencial de brindar una plataforma web. Si no cuenta con una identidad visual amigable, cómoda y fluida, nunca logrará empatizar con el usuario.
En el caso de una intranet no se trata únicamente de la parte estética. Es necesario que los colaboradores tengan siempre a la vista las herramientas que necesitan y de forma ordenada; el objetivo es que no les tome mucho tiempo llegar hasta ellas.
En este sentido, hay tres puntos clave que debes cuidar:
- Usabilidad: Se refiere a la capacidad de la plataforma de cumplir sus funciones sin ningún problema.
- Accesibilidad: Indica qué tan fácil es para el usuario entender el sistema en general y la forma en que se comunica con él.
- Interacción: La interacción es la opinión o la manera en que el usuario percibe a la intranet y la experiencia que tuvo con ella.
Agrega un directorio de empleados
Uno de los usos más frecuentes que se le da a una intranet es el envío y recepción de mensajes entre distintos miembros de la organización. Esto facilita la comunicación entre departamentos e incluso entre sucursales.
Tener un directorio de empleados ayudará a encontrar fácilmente a la persona con la que el usuario tiene que comunicarse. Este directorio es especialmente útil en empresas grandes y con una gran cantidad de trabajadores.
El directorio debe contener datos como nombre, teléfono, correo, área de trabajo y cargo que desempeña.
Aplica un motor de búsqueda
Junto con la comunicación, la distribución de la información es otra de las funciones básicas de una intranet.
Con esto en mente, no hay que escatimar en esfuerzos para que los trabajadores tengan acceso a los archivos que necesitan de una manera fácil y rápida.
Una buena idea es agregar un motor de búsqueda robusto y avanzando, que permita conseguir lo que se está buscando por medio de palabras clave, nombres o etiquetas.
Esto evitaría la búsqueda manual, lo que se traduce en un ahorro de tiempo y, por lo tanto, mayor productividad.
Formularios en línea
Puedes sacarle mucho provecho a tu intranet si agregas una sección donde los empleados puedan llenar los distintos formularios desde su área de trabajo, sin tener que dirigirse hasta RRHH.
Ya sea que necesiten solicitar sus vacaciones, permisos, aumentos o cualquier otra cosa de interés, podrán hacerlo de una forma más ágil y rápida por medio de esta plataforma.
Acceso desde los dispositivos móviles
Más allá de que su uso es netamente laboral, la realidad es que una persona invierte, en promedio, dos horas al día viendo el móvil.
Tener presencia en esta plataforma hará que los empleados tengan acceso a notificaciones, correos y mensajes, agilizando los tiempos de respuesta.
Además, con el teletrabajo cada vez más extendido, permitirle a los empleados tener acceso a la intranet desde su teléfono móvil les da más libertad a la hora de planificar su jornada.
Calendario de eventos
El calendario de eventos permite planificar de mejor manera las reuniones, congresos o distintas actividades dentro de la empresa.
En este calendario también se pueden marcar fechas como los cumpleaños. Esto funciona como un pequeño elogio para los empleados.
Seguimiento y mantenimiento
Toda plataforma web debe estar en constante actualización. Sobre todo en un entorno laboral cambiante, tu intranet necesita un margen de actualización que le permita adaptarse a las nuevas necesidades que surjan.
Es importante realizar consultas periódicas a los usuarios sobre las áreas sensibles a mejoras. Este feedback te permitirá contar con una herramienta que realmente facilite las operaciones diarias de tu organización.
Takeaways: La intranet es una plataforma digital que tiene como objetivo organizar y distribuir la información en toda la empresa. Para sacarle el máximo provecho, primero deberás conocer las necesidades de tus empleados, lograr una buena identidad visual, y agregar un motor de búsqueda y un directorio. A través de la intranet puedes simplificar procesos, como el llenado de formularios; y crear calendarios para recordar y resaltar las fechas importantes tanto para la organización como para los trabajadores.