¿Cuántas veces has entrado a la intranet de tu organización y luego de leer los titulares, la cierras y pasas a hacer otra cosa, porque crees que no hay nada interesante? ¿Has recibido un correo corporativo y, aunque sabes que es un tema de importancia para la compañía, no lo lees porque no te pareció atractivo? O las reuniones de área, se han vuelto tan monótonas que las aprovechas para responder correos, más que para atender al estatus de los proyectos.

Lo que sucede en estos casos, no tiene que ver con la importancia del asunto, sino con que la forma en que está siendo expuesto no identifica suficientemente a quien lo está recibiendo; el colaborador no logra hacer una conexión porque siente que es un tema lejano que no lo toca o no le ocurrirá nunca a él; o la noticia está escrita de una manera que no lo representa.

Uno de los grandes desafíos en el día a día de las organizaciones, es tratar de hacer que la información que transmiten sea de interés para sus colaboradores. Porque seamos sinceros, por muy relevante que sea para todos conocer la nueva Política de Seguridad de la Información, el porcentaje que la leerá será bastante reducido.

Es así, como uno de los grandes retos de quienes comunican en la organización, está en buscar permanentemente distintas formas para hacer que el colaborador abra el correo, haga click en la noticia, asista a la reunión, mire los videos de las pantallas digitales, o simplemente destine su atención a lo que se le está compartiendo.

¿Necesitas algunas claves? Ten siempre presente la audiencia, el sentido y la conexión.

Audiencia

Lo primero y más importante, es saber a quién le estás hablando. Conocer a la audiencia es el primer paso para tener una comunicación más efectiva. Si envías una invitación con el siguiente texto: “Juan Pérez, Gerente General de Tres Palitos, lo invita a usted a la primera reunión de camaradería entre Jóvenes Talentos de la organización, la que tendrá lugar en el auditorio a las 16:00 hrs. de hoy”; y los receptores del mensaje son el grupo más joven de la empresa, ávidos de dinamismo, informalidad e innovación (básicamente millenials); tratarlos de usted y en un formato muy estructurado no va a tener ningún impacto.

Sentido

Para que el colaborador piense que lo que le están contando es relevante, que lo identifica y por lo tanto, es algo que va a apoyar e incluso promover, debe encontrarle sentido. Sin sentido, no hay foco, no hay un motivo profundo y, en consecuencia, hay más probabilidades que le sea información indiferente.

Muchas veces escuchamos de nuestros líderes, exposiciones que carecen de este punto y se vuelven irrelevantes a nuestros oídos, al punto que nos desconectamos mentalmente y comenzamos a pensar en las tareas que tenemos pendientes, en la reunión que tenemos a continuación, o directamente nos sumergimos en whatsapp.

¿Por qué te estoy contando lo que te estoy contando? Esa es la respuesta que debe tener cada mensaje que emitimos de manera que tenga sentido para la audiencia. Saber que estamos construyendo un nuevo centro oftalmológico en el sur de Chile es importante, pero que este lugar hará que atendamos a 100 mil personas más al año y, por lo tanto, sigamos mejorando el acceso de los chilenos a esta avanzada tecnología, tiene mucho más impacto para quienes trabajan en la organización, generándoles orgullo y compromiso.

Conexión

Volvamos al caso de la Política de Seguridad de la Información. Cuán necesario es que todos los colaboradores de la compañía no solo la conozcan, sino que además, la implementen. Pero para lograr que esto ocurra, debemos lograr captar su interés, que sientan una conexión con el mensaje que se les está transmitiendo. Y cuando hablamos de conexión, hablamos de llegar a las emociones de los empleados. Una herramienta para esto, es el uso de las historias internas, compartir con los colaboradores algo con lo que se conecten, que sientan que les afecta y les es cercano. En este caso, ayudaría a agregarle interés al tema de la Política de Seguridad, compartir la historia de Teresa, que trabaja en el área de compras y que, siguiendo los 5 pasos más relevantes de la política, evitó una pérdida de 250 millones de pesos para la compañía. Es distinto, ¿no?

Un dato extra: No olvides que una buena imagen ayuda a tener más impacto que un texto plano. En este post del toolkit de HR Connect, encontrarás algunos recursos que pueden ayudarte a acompañar tus comunicaciones con una gráfica potente.

Takeaways: Para que tus comunicaciones sean interesantes, siempre debes tener presente a quién le estás hablando (la audiencia), el sentido de tu mensaje y la conexión que puedas generar con los colaboradores. Darle una vuelta a la información, pensar qué debiese decir este titular para captar mi interés; por qué esta información es importante para mi equipo; y cómo puedo conectarlos emocionalmente con este tema, son claves para que los mensajes cumplan el objetivo de generar interés en los colaboradores.