Siempre he creído que la administración de la información al interior de los equipos es muy importante. Que todos sepan el impacto de su trabajo y como este se alinea este con los objetivos de la organización es clave para conseguir lo que buscamos.
Tuve la suerte de toparme con un estudio que realizó Gartner en abril del 2022, donde se presentó un análisis realizado utilizando la opinión de más de 60.000 empleados en relación a este temática y a continuación me gustaría compartirles mis comentarios.
Muchas veces nos preguntamos ¿Cuál es el canal correcto para comunicar los cambios importantes de nuestra organización e instalar de forma eficiente la estrategia de nuestra compañía? Una comunicación exitosa juega un rol fundamental en el desempeño de nuestros equipos. Si bien es cierto, el mensaje es lo importante, no hay que olvidar que casi tan importante como el mensaje, es el canal que utilizaremos para comunicar, es mas, una mala elección podría generar confusión y -en el largo aliento- una baja en el desempeño.
El Rol de las Comunicaciones en el Desempeño
La comunicación interna es algo más que conversaciones y reuniones; es un impulsor clave de la innovación y la productividad. Somos responsables de compartir la información importante para que todos entiendan la estrategia de nuestra empresa y que seamos todos responsables de ser protagonistas de la consecución de las metas. Una comunicación exitosa, debe considerar a todos los colaboradores de una organización y es parte fundamental de la creación de una cultura organizacional.
La investigación de Gartner ha encontrado que las comunicaciones que impulsan el desempeño de los colaboradores son aquellas que logran uno de los seis objetivos de comunicación:
- Explicar el entorno operativo organizacional completo.
- Crear un puente entre la estrategia de la organización y las tareas diarias de los colaboradores.
- Conectando colaboradores con los recursos.
- Conectando colaboradores con otros colaboradores.
- Ayudar a los colaboradores a completar su trabajo diario.
- Genera un buen uso del feedback
Hay una serie de canales de comunicación, o vehículos para entregar mensajes, que podemos usar para asegurarnos de que la información llegue a los colaboradores. De la misma manera que la elección de palabras y el tono afectan el éxito de un mensaje, ciertos canales son más adecuados que otros según el objetivo del mensaje.
Una mala elección de canales (es decir, que los colaboradores se enteren de una próxima fusión por sus pares en lugar del equipo ejecutivo) puede tener un impacto negativo en el desempeño de los empleados.
Para identificar qué canales deben usarse para brindar información sobre la estrategia de la empresa, Gartner le preguntó a casi 60 000 empleados en el Estudio de Efectividad de Canales, se midieron la efectividad de 12 canales de comunicación: Estos canales incluían interpersonales (es decir, líderes, gerentes, compañeros en el equipo, compañeros fuera del equipo) así como canales digitales (es decir, correo electrónico, intranet de la empresa, boletines, plataformas de redes sociales).
Los resultados de esa encuesta arrojaron tres hallazgos principales:
- Los colaboradores encuentran que los canales interpersonales son más efectivos para ayudarlos a lograr sus objetivos que los canales digitales.
- Los colaboradores consideran que su jefe directo es la fuente más confiable de información de la empresa.
- Los líderes (Directores o CEO, por ejemplo) y los compañeros son más efectivos que los gerentes para actividades de comunicación específicas, incluida la explicación del entorno operativo más amplio y la conexión de los empleados con los compañeros y los recursos.
Los líderes tienen una relación más íntima con la forma en que se diseña la estrategia, lo que explica la preferencia de los colaboradores por escuchar esta información directamente de ellos en lugar de depender de los gerentes de primera o segunda línea, es decir, los líderes ejecutivos deben maximizar su visibilidad y comunicar información clave de la competencia así como también del y la estrategia competitiva de largo plazo de la organización.
El Rol de los Gerentes
Ellos, son más efectivos cuando ayudan a los colaboradores a ver el vínculo entre la estrategia organizacional y el trabajo diario (es decir, contextualizan), ayudan a los colaboradores a completar sus tareas diarias y gestionar de forma eficiente el feedback.
Un buen gerente entonces, debe saber que debe ser accesible, empático con su equipo y por sobre todo, conocer en profundidad a sus reportes claves
¿Qué deberían comunicar?
- Estrategia del equipo o cambios organizacionales. (p. ej., cambios en las prioridades del equipo, prioridades organizacionales afectadas por el trabajo en equipo, etc. )
- Priorización de tareas y soporte. (p. ej., establecimiento de objetivos, requisitos de cumplimiento, etc.)
- Recopilación de comentarios. (p. ej., prioridades poco claras, barreras para el cambio, bienestar del equipo, conversaciones sobre carrera)
Por otra parte, ¿Cuál es el rol de los pares?
Los compañeros son el canal más accesible para muchos y es probable que los colaboradores se dirijan primero a sus compañeros cuando tengan preguntas sobre algún tipo de cambio al interior de la compañía. La comunicación exitosa a este nivel, requiere que los ejecutivos creen una cultura de comunicación transparente y clara.
Los colaboradores necesitan ver ejemplos de cómo se ve una colaboración efectiva, para que no pierdan el tiempo con conexiones de bajo valor que pueden mejorar la camaradería pero que no aportan en las metas individuales o del equipo.
- Intercambio de mejores prácticas (por ejemplo, empleados o equipos que enfrentan desafíos similares)
- Colaboración basada en objetivos (p. ej., funciones o equipos que trabajan en prioridades tangenciales)
Takeaways: La selección de qué canal usar para entregar información es, en muchos sentidos, tan importante como el mensaje en sí. Somos responsables de crear una cultura donde la elección del canal es muy importante e instalar el hecho de que la correcta entrega de un mensaje va de la manos con una importante mejora en los desempeños de nuestros equipos. Construyamos canales de comunicación eficientes para empoderar a los equipos e incentivar una cultura del valor.
