¿Por qué Whatsapp no es la solución para las comunicaciones internas?

El uso de WhatsApp está tan extendido en la vida social de gran parte del mundo que muchas veces parece que sirve para todos los propósitos imaginables. Con la pandemia, las reuniones presenciales se han limitado mucho y la solución ha estado en las videollamadas o conversaciones por chat, por lo que muchas veces se le asignan casi superpoderes a esta herramienta.

La comunicación interna es crucial en los tiempos que corren y llegar con el mensaje justo a las personas de la organización marca la diferencia. WhatsApp no es la solución ideal para las comunicaciones con los colaboradores y las razones son muy variadas.

Los siete motivos por lo que no es buena idea usar WhatsApp, Telegram y otras apps similares para comunicación interna.

1.- Es un espacio personal e íntimo. Está normalizado que los y las jefes envíen instrucciones a sus equipos a través de WhatsApp para el trabajo diario, pero en la comunicación interna la situación es diferente. Tienen otro tiempo, con otros plazos, lo que permite que una app dedicada, que sea menos invasiva y más efectiva.

La comunicación interna se divide en organizacional (la que funciona en el nivel de recursos humanos) y operativa (la coordinación del trabajo diario). Quizás en esta segunda, WhatsApp puede ser funcional en el día a día, pero a nivel de las relaciones humanas, que son cruciales, definitivamente no.

2.- Cada usuario recibe muchos mensajes, por lo que el de la empresa muy probablemente se perderá. Los grupos “Familia bacán”, “Locos por el asado”, “Las mejores 2015” y otros muchos tienen mayor prioridad para una persona que cualquiera del trabajo. Al tener un ícono diferente de notificación, el mensaje de RediN cuenta con una tasa de apertura mucho mayor.

3.- La seguridad. Al usar WhatsApp, les das acceso a todos los contactos almacenados en la libreta de direcciones. Específicamente, das “consentimiento expreso a WhatsApp para acceder a su lista de contactos y / o libreta de direcciones para números de teléfono móvil con el fin de proporcionar y utilizar el Servicio”. Si lo usa en toda la empresa, la seguridad pasa a ser crítica.

4.- No todo es trabajo. La Contraloría General de la República confirmó en un dictamen que WhatsApp “no es un medio oficial para impartir instrucciones laborales”. El organismo detalló que “no es la vía idónea para ello, pues corresponde que las directrices sean canalizadas a través de mecanismos institucionales, dentro de los que no se advierte se contemplen las distintas redes sociales de uso particular”.

5.- El caos. Encontrar documentos y mensajes en WhatsApp ha mejorado con las versiones más recientes, pero sigue siendo ineficiente para funciones de trabajo y recursos humanos. Con RediN, todos los documentos, textos, recados, agenda de contacto y hasta el menú del casino está en un mismo lugar.

6.- Descontrol comunicacional. Al ser tan masiva, los mensajes de comunicación interna en apps masivas pueden llegar (o ser reenviados) a destinatarios que no eran los deseados, pudiendo provocar un ruido innecesario en el equipo y hasta una crisis interna por rebalse de información.

7.- Va contra las reglas de uso de WhatsApp. Aunque nadie lea las reglas ni condiciones de uso, WhatsApp estipula lo siguiente: “no usarás (o ayudarás a que otros usen) nuestros servicios en formas que impliquen cualquier otro uso no personal, a menos que nosotros autoricemos lo contrario”.