Hoy la transformación digital y el uso de nuevas tecnologías es un objetivo relevante en cualquier área de una empresa. Sin embargo, muchas veces las áreas de RRHH deben justificar la inversión que quieren realizar en tecnología para sus procesos.
María Cecilia, Subgerente de Reclutamiento y Selección requería de manera urgente implementar un sistema o plataforma que la apoyara en sus procesos. Hoy usaba 3 portales donde reclutaba candidatos, desde donde bajaba la información que traspasaba manualmente a un sistema desarrollado internamente para gestionar selección que era muy limitado. Lo mismo ocurría con los procesos de movilidad interna. En paralelo recibía CV de referidos que también debía incorporar en sus búsquedas. Existía un excesivo trabajo manual, que dependía del criterio de cada integrante de su equipo, donde para poder obtener informes había un alto uso de HH en recopilación, normalización y consolidación de la información desde las distintas fuentes. En promedio gestionaba cerca de 100 procesos al mes con un equipo de 7 personas.
El desafío de María Cecilia era lograr que la gerencia corporativa de RRHH y el comité de inversión TI le aprobara en el corto plazo los montos asociados a la implementación de la plataforma que ella había seleccionado, ya que de lo contrario debería esperar a octubre para presentar el presupuesto para el año siguiente y comenzar la implementación en varios meses mas. Era mayo de 2017 y su presupuesto anual estaba comprometido por lo cual no tenía recursos suficientes para pagar un nuevo servicio que no aumentara su presupuesto.
Así, junto con el proveedor de la plataforma justificaron la inversión en base a 3 ámbitos:
1. Ahorro en el presupuesto: La implementación de la plataforma significaba una reducción considerable de costos asociados a su equipo y proveedores. Así, la estimación inicial de reducción de HH de su equipo directo en tareas manuales que ya no se realizarían al implementar la plataforma era de aproximadamente 400 horas mensuales. No existía un control exhaustivo sobre los candidatos, por ende realizaban cerca de 50 evaluaciones anuales adicionales con consultoras externas lo cual significaba un ahorro importante en este ítem al implementar la nueva plataforma.
Luego de 6 meses de implementada la nueva plataforma, había logrado un ahorro real de aproximadamente 320 horas mensuales de su equipo en trabajo manual que ya no realizaban. En 6 meses, 41 candidatos no fueron enviados nuevamente a evaluación ya que habían participado en procesos hace pocos meses y tenían sus informes y resultados en la plataforma.
2. Mejoras en los procesos actuales: Una mejora fundamental tenía relación con la trazabilidad de cada proceso y de los candidados. Esto permitió mejorar los tiempos y lograr establecer SLA para cada etapa. Tener una base de candidatos actualizada con toda la información que se requería, principalmente entrevistas de jefaturas y evaluaciones, permitió cerrar algunos procesos en pocos días. Con esto el tiempo promedio general de los procesos se redujo en un 36% en los cargos generales y en un 24% en los cargos profesionales/ejecutivos. Los procesos y reportes para todos los participantes estaban en línea en la plataforma, por ende ya no se debían recopilar y consolidar información para estos reportes.
3. Nuevos procesos que podrán gestionar: Su equipo pudo reorientar su trabajo a mejorar los servicios que entregaban a las distintas áreas y abrir nuevos focos de trabajo. Pudo potenciar movilidad interna, gestión de referidos y gestión de prácticas, procesos que también implementó en la plataforma.
En septiembre del 2017, María Cecilia lanzó oficialmente la nueva plataforma dentro de su empresa, donde consiguió en menos de 1 mes la aprobación de la inversión que requería.
En marzo de este año realizaron la encuesta de calidad de servicios internos que evalúa los servicios que entrega cada área a sus clientes internos. Su subgerencia fue la 4º mejor evaluada, escenario muy distinto a años anteriores donde fue evaluada como una subgerencia con “servicios con oportunidad de mejora”.
Takeaway: Si somos capaces de mostrar estimaciones de ahorro objetivas y reales que se traduzcan en mejoras de los procesos y que además nos permita abrir nuevos focos de trabajo, serán variables relevantes en el momento de decidir sobre la inversión en TI.