Hace unas semanas realicé con mi equipo una reunión de retrospectiva, donde revisamos todo lo que había ocurrido durante el primer semestre del año, con miras a poder asegurar ciertos entregables para lo que queda del 2019. Varias personas me han consultado sobre esta metodología o sobre el enfoque de la reunión, así que me animo a compartir algunos elementos claves.

Lo primero, para ser precisos, esto no lo inventó mi equipo ni menos yo, sino que es una buena práctica que viene del mundo de la agilidad. Ya hemos conversado en post anteriores sobre cómo RRHH puede volverse más ágil y las reuniones de retrospectiva son una genial manera para hacerlo.

Una mirada ‘retro’

Las reuniones de retrospectiva tienen por objetivo que el equipo aprenda y mejore su gestión, focalizándose en 3 preguntas sencillas pero muy poderosas:

  • ¿Qué hemos hecho bien?
  • ¿Qué no ha funcionado bien?
  • ¿Qué cosas intentaremos hacer de una manera distinta?

Un elemento importante es que esta debe ser una reunión que se realice al cierre de un sprint, o ciclo de trabajo, para abordar concretamente que es lo que ha sucedido durante el desarrollo de un determinado proceso o proyecto del área. En el caso de equipos que han llevado la metodología ágil a la gestión diaria, como por ejemplo aplicando «scrum», la reunión de retro es parte de los rituales habituales del equipo de trabajo.

Stop – Start – Change

Estas tres palabras sirven para resumir los objetivos a lograr con una reu de retrospectiva, además de ser una especie de atajo muy útil para recordar las etapas: Stop alude a lo que debemos dejar de hacer, Start apunta a focalizar los esfuerzos en lo que si debemos lograr y Change a qué cosas debemos cambiar para cumplir los objetivos del siguiente ciclo de trabajo.

1. El contexto

Es importante dedicar tiempo a establecer un contexto adecuado para una reunión de este tipo. Tener un espacio de tiempo dedicado a la reunión, en lo posible sin interrupciones y con el equipo concentrado en la reflexión del trabajo realizado resulta clave para el éxito de la retro.

Lo siguiente es explicar las preguntas que abordaremos: ¿qué es lo que no está funcionando en el equipo o proyecto? (stop); ¿qué es lo que tiene oportunidad de mejora o se debe continuar haciendo? (start) y ¿qué es lo que definitivamente no puede seguir haciéndose igual? (change).

2. Reunir data relevante

Para darle un enfoque objetivo a la reunión es importante reunir y poner en común todos los datos que se tengan sobre la gestión realizada. Avance de los proyectos, resultados, mediciones, feedback de los clientes externos e internos, pueden ayudar a que los puntos de vista se alineen.

3. Trabajo individual

Todo el equipo, individualmente, debe reflexionar y poner por escrito al menos 3 cosas para cada una de las preguntas de la reunión.

Como este es un modelo completamente adaptable, hay algunos equipos y organizaciones que han añadido una cuarta pregunta: que debemos continuar haciendo, desglosando lo que hay que empezar a hacer (start) de lo que venimos haciendo bien y debe garantizarse para el futuro (continue).

4. Puesta en común

Esta es la parte importante (y donde aparecen los post-it de colores). Con la ayuda de un moderador, todo el equipo registra sus respuestas de Stop, Start, Continue y Change, tratando de agrupar los conceptos que más se repitan, al mismo tiempo que marcar claramente aquellos puntos de vista que puedan ser distintos.

Una vez visualizadas todas las respuestas, puede ser útil votar por aquellas que sean las más relevantes para el equipo. Usar la estrategia de «dot-voting» te ayudará a acotar los sesgos y que rápidamente todo el equipo se ponga de acuerdo. Todos los integrantes tienen 2 votos y una vez que han repasado en silencio todas las alternativas, votan en simultáneo por aquellas que les parezcan más relevantes.

4. Ideas y Cierre

Es probable que se generen muchas ideas y propuestas durante la reunión. Recuerda siempre ir registrando todo y al momento de cerrar establecer compromisos grupales y responsabilidades individuales para que las ideas se concreten en el próximo sprint.

Atención: lo que debes cuidar

Para que la reunión sea un éxito, preocúpate de estos 3 puntos:

a. Que todos participen. Genera espacios para que todos los miembros del equipo puedan compartir su punto vista y que la discusión no la dominen quienes tienen visiones más fuertes.

b. Evitar temas conflictivos. Es importante tener un clima de confianza para que todos los temas puedan ser tratados abiertamente, en especial con las cosas que hay que dejar de hacer y las que deben cambiar.

c. Asegurar compromisos. Las retros no hacen magia. Los compromisos acordados deben traducirse en planes concretos con responsabilidades individuales y grupales lo más claras posibles. Si no, puedes perder la fe en la herramienta.

Takeaways:

Hoy en día gestionamos muchos proyectos e iniciativas en paralelo. Trabajar en ciclos cortos o sprints puede ser muy útil, por lo que realizar reuniones de retrospectiva con el enfoque Stop, Start, Change te facilitará impulsar la mejora continua con el equipo y con el ciclo de trabajo.

Algunos links de referencia aquí y aquí.

Foto de Pedro da Silva en Unsplash