Alejandra es Gerente Corporativo de RRHH de una empresa de aproximádamente 20.000 colaboradores distribuidos en 8 países que prestan servicios de alimentación. Mensualmente debe reportar indicadores de gestión de distintos procesos, para lo cual su equipo de analistas destina varios días para poder generar la información que requiere presentar al Directorio y a cada uno de los gerentes de negocios. Contactan a las distintas áreas, negocios y proveedores para recopilar la información que requieren para generar estos indicadores e información en detalle. Actualmente tiene varios sistemas o plataformas, así como información que es gestionada en planillas excel. Ella desearía que su equipo de analistas dedicara más tiempo a la gestión de los procesos que ellos lideran, a visitar las áreas de negocios y lograr recoger las necesidades de los colaboradores, pero la falta de estandarización de la información, de criterios comunes y de sistemas integrados, implica que su equipo debe revisar todos los meses la información que le envían o extraen de los sistemas, con formatos y criterios distintos.

Convencida de que requería una plataforma única donde estén implementados todos sus procesos (reclutamiento y selección, onboarding, desempeño, talento, sucesión, capacitación, compensaciones, ficha del colaborador, clima laboral, etc) comenzó la búsqueda de esta plataforma.

Un factor importante para elegir al proveedor era su capacidad de ser flexible, pudiendo implementar sus procesos, con las etapas, actores y reportes que a su empresa le interesan y donde la administración de la plataforma no dependiera del proveedor. Otra variable relevante para Alejandra era poder cargar información desde sus actuales plataformas y archivos excel a esta nueva plataforma, con lo que reduce el reingreso de información y documentación por parte de los colaboradores al cambiar sus actuales sistemas a esta nueva plataforma.

Luego de revisar varias opciones, encontraron la plataforma que cumplía con la flexibilidad y rapidez de implementación que requerían.

Comenzaron la implementación logrando implementar en 5 meses la plataforma completa. Ya han pasado casi 3 años y al pregutarle sobre los aprendizajes y principales desafíos de este proyecto, los pudo resumir en:

1. Procesos: No fue fácil lograr que cada área revisara sus procesos, los simplificara y orientara a sus clientes internos. En esta etapa fue fundamental el apoyo de nuestro proveedor de la plataforma que los acompaño en la etapa de diseño de cada proceso, donde la metedología para levantar, mejorar y detallar el proceso fue muy efectiva.

2. Implementación: Si bien lograron revisar y simplificar sus procesos, al implementarlos cambiaron las condiciones iniciales, o vieron oportunidades de mejora que no se consideraron al inicio. La metodología agile que usa el proveedor de la plataforma respecto a la implementación de cada proceso permitió ir revisando los procesos e irlos mejorando inmediatamente. En este punto realizar modificaciones a lo implementado o agregar nuevas funcionalidades no era un problema, por el contrario, fue una de las grandes aciertos de la implementación.

3. Usuarios finales: Uno de los puntos mas importantes fue involucrar a los usuarios finales. En la etapa de diseño e implementación. Buscaron por cada proceso colaboradores que fuesen exigentes, otros complejos y otros constructivos. Ellos fueron parte de la implementación desde el diseño hasta las pruebas finales antes del lanzamiento. La usabilidad de la plataforma fue su principal aporte, lo que permitió mejorarla aún mas de cara al usuario final.

4. Capacitación: Requerían involucrar y capacitar a la mayor cantidad de colaboradores. En este punto la plataforma fue un apoyo fundamental. En cada módulo o sección existían manuales que explicaban paso a paso de manera gráfica las etapas y que debía realizar cada uno de los involucrados. Generaron cápsulas o videos donde se explicaban los objetivos, alcance y relevancia de estos procesos. En general pudieron subir material importante en cada uno de los módulos que quedó disponible para todos los colabodores.

5. Evolución: Ya han realizado 2 ciclos anuales y este será su tercero. Comenzaron con procesos muy simples entendiendo que el impacto de pasar de muchas plataformas a una sola. Para cada proceso implementado han ido agregando nuevas funcionalidades, nuevas etapas y cambiando los criterios. En este punto la plataforma permitió realizar todo lo anterior de forma rápida, sin errores y transparente para los usuarios. Lograr lo anterior sin tener que bajar la plataforma o realizar una mantención que significara que los usuarios no pudiesen ingresar fue muy importante.

6. Plataforma: Uno de los puntos mas relevantes fue la flexibilidad y usabilidad de la plataforma. Hoy tienen cerca de 30 administradores (por módulo, empresa, globales, etc) que les permite distribuir la carga de trabajo para los distintos procesos. Cada tipo de administrador sólo accede a las funcionalidades que se le asignaron a su perfil. Se crearon perfiles de usuarios por cada módulo donde se definió que acciones o acceso requerían. Por ejemplo al tener una segunda clave dinámica en tu celular para acceder a la plataforma, permitió aumentar la seguridad de los administradores y de los cargos principales (gerentes y subgerentes) Si bien existen metodologías que facilitan la implementación de una plataforma o tecnología en las empresas, el camino teórico muy bien definido y una carta gantt detallada hoy no son los principales facilitadores. Hoy se requiere una capacidad de adaptación y flexibilidad en la implementación y de la plataforma que considere las condiciones de cada empresa. Este caso no es una receta ni una metodología, simplemente es la experiencia real y aprendizajes en la implementación de una plataforma.