Santiago trabaja hace 3 años en la misma empresa. Es un apasionado de los números, le gusta aportar desde una mirada crítica a su área, por lo que permanentemente está buscando hacer las cosas diferentes.

Hoy, mientras trabajaba en una presentación, recibió un mensaje en el grupo de whatsapp de su área. “¿Supieron sobre la salida del Gerente General? Y dicen que su reemplazo llega el lunes!! :S”

Santiago abre rápidamente su correo buscando alguna información oficial… nada. Se para a conversar con sus compañeros, pero ninguno tiene mucha información, más bien se preocupan por apostar sobre los motivos de la salida. Espera a tener reunión con su jefe para comentarle y hacerle algunas preguntas. Recibe a cambio la confirmación de la noticia, pero sin mucha información adicional. Y por los pasillos, se encuentra con las más variadas versiones acerca del cambio. No hay un mensaje único ni oficial, algo a lo que Santiago y sus compañeros puedan aferrarse para darle sentido a este hecho. Su teléfono suena nuevamente. Otro mensaje: “Vean este link, hoy aparece la salida del jefe en la prensa”.

¿Cuántas veces has sido Santiago? ¿Cuántas veces has sido su jefe?

¿Cuántas veces has sido los compañeros que rumorean en el café y los pasillos?

En el mundo dinámico en el que las organizaciones se desenvuelven actualmente, los cambios organizacionales son pan de cada día, algo a lo que debiésemos estar acostumbrados, teniendo las herramientas y el material preparado para gestionar desde el rol que cumple cada uno.

Sin embargo, es común encontrarse con organizaciones que se toman mucho tiempo para diseñar un movimiento en su estructura o un cambio de Gerente General -por ejemplo- en donde incluso preparan su publicación en la prensa, y sin embargo no tienen ningún tipo de cuidado con la comunicación hacia sus empleados.

¿Qué deberían pensar los colaboradores cuando se enteran por la prensa o por rumores de pasillo sobre movimientos de este tipo en sus organizaciones?

Todo cambio conlleva su tiempo de rodaje y adaptación, más aún cuando involucra personas. Es por esto que la cascada comunicacional es muy relevante para hacer de éste, un proceso comprendido por los colaboradores, en donde a pesar de que les pueda doler y no estar muy de acuerdo, entiendan los motivos y, más temprano que tarde, puedan “subirse al nuevo carro”. En cambio, si los colaboradores no reciben ningún tipo de información y mensaje acerca de la situación, es muy probable que no le encuentren el sentido, no lo entiendan, no colaboren y no se sumen nunca al nuevo proyecto, simplemente por el hecho de no sentirse considerados en el proceso.

Ch-ch-ch-ch-Changes (Changes, David Bowie)

Existen distintos tipos de movimientos en las organizaciones, aquellos en donde sale una persona y es reemplazada por otra, otros que implican la creación o eliminación de cargos con su consiguiente ingreso o salida de la empresa, así como también existen los cambios de estructura, con equipos completos que se reorganizan.

Independiente del formato, cada uno de estos cambios debe ser gestionado comunicacionalmente para que el proceso fluya con mayor facilidad, porque -a lo menos- esa persona o área donde se produjo el movimiento, va a tener contrapartes con las que se relacionaba, con las que trabajaba y colaboraba y que necesitarán (y pedirán)  información para seguir viendo los temas. Pero dependiendo del cargo del que estemos hablando, el hecho podrá tener aún mayor repercusión, por lo que debe administrarse evitando rumores y promoviendo el entendimiento, acercamiento y adherencia.

En conclusión, es muy importante que el área de Comunicaciones esté cerca de las primeras líneas y desempeñe un rol estratégico donde esté al tanto de estos procesos  y pueda definir un plan que asesore y acompañe a los ejecutivos en su cascada, así como también, genere acciones para ayudar a que la transición sea más breve.

A continuación les comparto algunos puntos que ayudan a que el proceso comunicacional del cambio, genere la mayor recepción posible por parte de los colaboradores, acotando los rumores e información falsa:

  1. Entender los motivos por los que se ha producido el cambio y construir un mensaje único para toda la organización.
  2. Quien primero debe enterarse de la noticia es el equipo directo al que le impacta el cambio. Compartirles los motivos por los que se produce este cambio, qué significará en su día a día, a quién le reportarán en caso de que haya un período de búsqueda de su nueva jefatura, y el mensaje que será compartido con el resto de la organización. Es importante que el equipo se sienta apoyado y respaldado por la organización. (El concepto de “padrino” ha funcionado bien en varias empresas, donde un gerente de otra área es designado como tal y está disponible para apoyarlos en temas más cotidianos, dando foco y lineamientos).
  3. Realizar una reunión con todos los líderes de la empresa o preparar un comunicado donde se les entregue el mismo mensaje, informando acerca de la salida, quién tomará el cargo o con quién pueden tratarse los temas de dicha área mientras llega la nueva persona.
  4. En caso de haber un cambio de estructura o la incorporación de un cargo o área, es importante explicar cuáles serán sus objetivos y el rol dentro de la estrategia de la compañía.
  5. Es muy importante preparar un documento que ayude a los líderes con las posibles preguntas que puedas surgir de los colaboradores y las respuestas para ellas. De esta forma, todos compartirán el mismo mensaje con sus equipos, los colaboradores percibirán unidad, habrá claridad y sentido.
  6. De tratarse de la incorporación de un nuevo Gerente General o de un ejecutivo de primera línea, al cual los equipos no necesariamente tienen mucho acceso pero que sí son personas que los colaboradores miran permanentemente, es relevante pensar en acciones adicionales que apoyen su “aterrizaje” como por ejemplo:
  • Entrevista en alguno de los medios internos donde se dé a conocer un poco más en lo personal, cuál es la visión que tiene del negocio y cuál será su foco de trabajo.
  • Desayunos /cafés con colaboradores de distintas áreas, donde pueda conocerlos, entender sus necesidades, compartir su visión de negocio y que ellos también tengan la posibilidad de relacionarse con él/ella y luego comentar con sus pares.
  • Participar de ciertas actividades para potenciar objetivos específicos que el ejecutivo(a) tenga en su plan de trabajo, apalancando la estrategia pero también generando cercanía que le facilite la colaboración de los equipos.

Takeaways: Todo cambio organizacional requiere tanto un diseño estratégico, como uno comunicacional para apoyar el despliegue del mismo, facilitar la comprensión por parte de los equipos y generar adherencia con el proyecto de la organización.