Habitualmente, cuando conversamos de Gestión del Cambio (GDC), una de las preguntas tradicionales es ¿en qué momento debería comenzar su inclusión en un proyecto? y el 99,9% de las veces la respuesta es: yo creo que lo ideal es comenzar desde la concepción de éste, es decir, desde que se está construyendo el caso de negocio o business case.
Hasta ahí todo bien, sin embargo, pocas veces la creencia coincide con la práctica, ya que es más habitual que el trabajo de GDC parta cuando el business case ya está definido o incluso cuando el proyecto ya lleva 1 o más meses en ejecución.
Esto nos lleva entonces a una segunda interrogante… Si la gran mayoría de quienes se dedican a los procesos transformacionales (jefes de proyecto, líderes de GDC, gerentes de RRHH, etc.) creen que la gestión del cambio debería concebirse desde el caso de negocio, ¿por qué cuesta que se dé en la práctica? Frente a este cuestionamiento hay varias opciones de respuesta, desde que esta disciplina es vista muy etérea hasta que no se ve su aporte de valor concreto, empero, si “limpiamos” las explicaciones o tratamos de buscar un patrón, el factor más presente es que la mayor dificultad está en conectar de la manera más directa posible a la gestión del cambio con el negocio, con el lenguaje de la organización o proyecto.
Considerando lo anterior, aquí hay algunas recomendaciones de cómo elaborar un caso de negocio para la GDC:
- Vincula el objetivo general del proyecto mandante y/o parafraséalo con una declaración estratégica de la organización, por ejemplo: la misión, un pilar estratégico, una meta corporativa, etc.
- Detalla el alcance del proyecto, es decir, número de impactados, duración, gerencias o áreas, cobertura geográfica, etc.
- Menciona los objetivos del proyecto mandante y destaca aquellos en los cuales puede tener incidencia (directa o indirecta) la GDC para su logro.
- Relaciona el caso de la gestión del cambio directamente a los resultados y entregables principales que el proyecto se ha propuesto alcanzar. Para esto, puedes mencionar los objetivos del proyecto mandante, a qué grupo impacta cada uno y qué cambios de comportamiento, práctica, conocimiento, adopción, etc. requieren.
- Sé específico con tus objetivos o ejemplos de herramientas que emplearás para apalancar los resultados del proyecto.
- Refuerza el sentido de urgencia. ¿Por qué es importante cambiar ahora? (razones de mercado, ineficiencias, pérdida de clientes, procesos o tecnologías obsoletos, etc.) y porqué es importante que el proyecto sea exitoso.
- Menciona la ventaja y desventaja de trabajar con GDC. La ventaja se relaciona con la probabilidad de que el proyecto obtenga beneficios, se aumenten las probabilidades de adopción, se reduzcan las resistencias, se salvaguarde la continuidad operacional, etc. La desventaja se relaciona con los costos adicionales, el riesgo y las ineficiencias de la administración deficiente del lado de las personas.
- Relaciona el alcance del proyecto de gestión del cambio con el contexto y realidad organizacional.
- Se claro acerca de lo que necesitas respecto a equipo de personas, presupuesto o mensajes específicos sobre la importancia de la gestión del cambio.
- Destaca algunas acciones estratégicas de GDC que puedan tener mayor impacto en el proyecto, reforzando su vínculo con objetivos de la iniciativa mandante y aspectos relevantes del alcance.
Estas recomendaciones te ayudarán a hablar en un lenguaje más cercano a los líderes de la organización, pero, el orden puedes modificarlo como te haga más sentido, agregar elementos que consideres críticos y siempre será una buena práctica incorporar palabras claves de la cultura de la organización y del propio proyecto.
Takeaways: Para construir el caso de negocio de gestión del cambio, es aconsejable tener comunicación permanente con líderes de la organización, gerente de RRHH, gerente de proyecto y algunos key stakeholders más impactados. También es ideal tener información clave como: alcance del proyecto, inversión total, principales transformaciones que considera, aprendizajes de experiencias previas, información de mercado y del negocio.
¿Qué opinan?, ¿se les ocurre otro consejo?
