Si ha elegido leer esto, supongo que es posible que tenga un horario bastante completo que desee administrar mejor. Es por eso que he mantenido breve este artículo, para que pueda aprender rápidamente algunos consejos valiosos de administración del tiempo y aún así tener tiempo para abordar lo que sea que necesite hacer hoy. Tal vez incluso estés trabajando en otra tarea mientras lees esto. O posiblemente varias tareas.

Pero considere esto: la multitarea en realidad no lo ayuda a hacer más durante el día. Según un estudio, puede tomar un promedio de 25 minutos reanudar una tarea después de ser interrumpido. Eso significa que interrumpir una tarea para trabajar en otra puede hacer que ambos trabajos tarden más en completarse.

Para romper el hábito de la multitarea, reconsidere la productividad. No se trata de hacer más cosas. En realidad se trata de hacer menos. O, para decirlo de otra manera, se trata de hacer más cosas correctas.

Echemos un vistazo a cuatro consejos de administración del tiempo que pueden ayudarlo a completar sus tareas más importantes.

Consejo de productividad 1: concéntrate en tu energía

No puede hacer nada sobre la cantidad de horas que hay en un día, pero puede controlar la cantidad de energía que tiene, lo que puede ayudarlo a hacer mucho más dentro de esas horas limitadas.

Para hacer esto, aprenda a notar su flujo de energía y trabaje con él. Es fácil ignorar los descansos naturales que su cuerpo necesita, lo que generalmente ocurre cada 90 a 120 minutos. Cuando empiece a sentir que su atención y energía disminuyen, tome un descanso intencional para recargar y renovar. En lugar de saltar de un estado de trabajo enfocado a un estado de trabajo menos enfocado (como revisar el correo electrónico), apague su tecnología y tómese un tiempo para usted, incluso si solo son unos minutos.

El secreto de esto es construir hábitos consistentes y sostenibles que renueven las cuatro fuentes de energía de las que puede extraer: física, mental, emocional y espiritual.

Las cuatro fuentes de energía que ayudan a construir hábitos sostenibles. Por ejemplo, para reponer mi energía física, apago mi computadora portátil y subo y bajo de tres a cuatro tramos de escaleras. Para la energía emocional, toco mi música favorita y me permito sintonizarla y disfrutarla en lugar de tratarla como ruido de fondo. Por energía mental, cierro completamente todas mis pestañas de Chrome para reenfocarme. Y para la energía espiritual, llevo un «diario de alegría» y, cada noche, anoto al menos una cosa que me hizo feliz ese día.

Una vez que haya aprendido a controlar su flujo de energía y haya establecido prácticas intencionales para renovarlo, puede tomar medidas para administrar su tiempo cada día.

Consejo de productividad 2: comience con una sola cosa

Se dice que los humanos pasan alrededor del 47% de sus horas de vigilia perdidos en sus pensamientos. Por lo tanto, es comprensible que desee pasar el otro 53% del tiempo realizando múltiples tareas para compensar esos momentos perdidos. Pero, en realidad, es más útil darse cuenta de que las personas solo pueden concentrarse durante tanto tiempo y luego tomar medidas para solucionar esto.

Una manera simple de hacer esto es comenzar cada día eligiendo una cosa importante en la que concentrarse primero. Intente elegir el elemento más difícil en su lista de tareas pendientes. Es más fácil comenzar con las tareas más difíciles y luego avanzar hacia un trabajo más simple que ir en la dirección opuesta.

Al abordar esa tarea importante al comienzo del día, le ha dado un impulso a su energía y ha creado un impulso que puede llevarlo a través del resto de su día.

Consejo de productividad 3: separe las tareas pendientes de might-dos

No todas las tareas son iguales. Existen sus tareas difíciles e importantes (que está haciendo al comienzo de su día), pero también están las tareas no tan urgentes. Llamemos a esos los poderosos.

Es tentador poner tus tareas pendientes en tu lista de tareas pendientes. Después de todo, se siente genial marcar varios elementos en una lista, sin importar cuán pequeños sean. Por otro lado, puede convertir su lista de tareas pendientes en una serie interminable de tareas que provocan estrés, agotan la energía y son interminables y difíciles de priorizar.

En su lugar, ponga sus poderosos en una lista separada. De esa manera, puede gastar la mayor parte de su energía en terminar sus proyectos principales. Cuando hayan terminado por completo, puede hacer referencia a su lista de cosas por hacer y comenzar a eliminarla.

Consejo de productividad 4: haga que su calendario trabaje más

Use su calendario para algo más que recordar citas y reuniones. Bloquea fragmentos de tiempo cada día cuando puedas concentrarte en las tareas pendientes. Y no olvide programar esos descansos intencionales que le permitan renovar y reponer su energía.

Esta práctica es especialmente importante si tiene un calendario compartido con compañeros de trabajo. Tener un horario de trabajo y de descanso reservado en su calendario puede disuadir a las personas de reservar reuniones o distraerlo cuando intenta ser productivo o cuando participa en prácticas que le dan más energía.

Programar horarios oficiales para enfocarse y revitalizarse también puede ayudarlo a ser más paciente, consciente de sí mismo y constante, lo que a su vez puede convertirlo en un mejor compañero de trabajo, amigo y miembro de la familia.

Takeaways: la productividad no significa correr a través de tantas tareas como sea posible en un día. Concéntrese en su importante trabajo y concéntrese en renovar su energía durante todo el día a través de descansos intencionales. Luego puede administrar su tiempo comenzando cada día centrado en una tarea importante, distinguiendo entre tareas pendientes y tareas pendientes, y programando tiempos para el trabajo y para los descansos en su calendario.

Artículo original de Google, en inglés.