La gestión de un programa de beneficios para empleados se ha vuelto muy compleja por la creciente diversidad de los colaboradores en la organización. Por lo tanto, hacerse cargo de esta realidad es un factor crítico para el éxito para este tipo de iniciativas.

A esto debemos agregar presupuestos limitados, una alta carga operativa para Recursos Humanos y una mayor presión para el área, que ahora debe llegar a todos los perfiles de colaboradores en forma escalable y efectiva. Por ello, un programa moderno debe tomar en cuenta las siguientes cuatro consideraciones.

Las 4 claves de un programa de beneficios para empleados

1. Cobertura mínima: Para que “la pelota comience a rodar” es sumamente importante garantizar que gran parte o la mayoría de tus colaboradores están incluidos en tu programa. Más adelante se puede ampliar para llegar a los perfiles que tienen menor volumen o tamaño en la organización, pero este es el punto de partida.

La pregunta, entonces, es cómo identificar los segmentos o perfiles más relevantes de empleados al interior de tu organización. Primero que todo, hay que escucharlos para comprender sus estilos de vida, necesidades, e intereses. Esto determina sus expectativas frente a la empresa y su programa de beneficios. Si cumples las expectativas, tienes colaboradores satisfechos.

Hay varias formas de obtener esta información: encuestas de clima organizacional:

  • Análisis de la actividad y los comentarios en tu red social corporativa (si la tienes)
  • Campañas de relevamiento de necesidades
  • Entrevistas de salida
  • Focus groups, etc.

Lo siguiente es agrupar a los colaboradores según características, necesidades e intereses comunes: ahora tienes tus perfiles o clusters de trabajadores (haz clic aquí para acceder a un artículo donde explicamos con más detalle cómo perfilar a tus empleados), y estás en condiciones de estructurar una oferta relevante para ellos.

2. Mantención constante: Tu cartera de beneficios seguramente será amplia por lo expuesto en el punto anterior, pero además irá (y debe hacerlo) creciendo hasta llegar a un punto en que el dinamismo llegará a través de las renovaciones, nuevas incorporaciones, vencimientos y cambios en las condiciones.

Actualizar la información del programa lo más rápido posible es crítico para la satisfacción de los colaboradores, hay que estar permanentemente haciéndose cargo de las nuevas necesidades que van surgiendo dentro de la organización.

Y no solo eso: gran parte del índice de satisfacción del programa depende de que los beneficios estén vigentes cuando los colaboradores quieran hacer uso de ellos.

Todo esto implica una alta carga operativa y de gestión, por lo que se necesita de un equipo dedicado exclusivamente a la mantención de los beneficios, que puede ser interno o tercerizado a expertos o proveedores externos.

3. Atención de consultas: Puedes dar por seguro que recibirás numerosas consultas de tus colaboradores sobre las condiciones, la vigencia, novedades, etc. de tu programa de beneficios.

Esto implica no solo entregar una solución a cada caso, sino también dejar esta información disponible para los empleados, de manera que la solución sea una funcionalidad de autoservicio del programa, que es la modalidad a la que hoy está acostumbrada la gente.

Una encuesta de Software Advice muestra que las funcionalidades más usadas de un help desk son la gestión de requerimientos (66%) y reportes-analytics (51%). Considera también que el staff que brinda el soporte debe tener un conocimiento acabado de tu programa.

4. Comunicación de los beneficios: Esta es quizás la parte más crítica del programa. No sirve de nada planificar y lanzar un programa con bombos y platillos si ese impulso inicial no se conserva en el tiempo.

Mantener el entusiasmo es lo más difícil y para eso es crucial contar con tecnología, medios y canales (email, video u otro) que permitan difundir la información del programa a lo largo y ancho de la organización. Es aquí donde se vuelve crítico contar con plataformas sociales y apps móviles para desplegar el programa.

Según un estudio de GuideSpark, 43% de los millennials y 30% de los no millennials no lee los folletos de beneficios de su empresa. Por lo tanto, no conocen el programa.

La investigación también señala que solo 3 a 5% de las empresas usan mensajes de texto o redes sociales para comunicar sus beneficios. 79% usa el email, 36% usa correo por carta y solo 16% usa video, cuando casi 44% de los millennials preferiría recibir esta información en su dispositivo móvil.

Hay una gran oportunidad de llegar a los colaboradores usando la misma tecnología que usan en su vida diaria: según un estudio global de Telefónica, 80% de los millennials de Latinoamérica posee un smartphone. En el caso de industrias en que colaboradores pasan gran parte de su tiempo en terreno las tecnologías móviles son la única forma de llegar a ellos. 

Takeaways: Un programa de beneficios moderno para empleados es un proyecto de considerable magnitud, que debe ser dimensionado correctamente para una implementación exitosa. Y aquí llegamos a un punto clave: la tecnología.