Hay muchos problemas con la forma en que se ejecutan la mayoría de las reuniones. Una de las más comunes es la lista de invitaciones. Decidir a quién incluir puede ser difícil, pero demasiados gerentes eligen siempre incluir a todos. En un esfuerzo por no hacer que nadie se sienta excluido, sin saberlo disminuyen la calidad de la reunión. Robert Sutton, profesor de comportamiento organizacional en la Universidad de Stanford, analizó la investigación sobre el tamaño del grupo y concluyó que las reuniones más productivas solo contienen de cinco a ocho personas. ¿Por qué? Hay un punto de inflexión más allá del cual la calidad de la conversación comienza a erosionarse.
Cuando los gerentes bien intencionados son demasiado incluyentes con sus invitaciones a reuniones ocurre:
- No hay suficiente tiempo para que todos participen en la conversación.
- El rico debate de ida y vuelta es reemplazado por comentarios superficiales.
- Compartir información y ponerse al día distrae de abordar problemas de mayor prioridad.
- La gente se vuelve más cautelosa y menos sincera.
- Los temas y las decisiones difíciles no se incluyen en la agenda, sino que se abordan fuera de línea.
Como resultado, las personas a menudo pierden el respeto por la reunión lo que lleva a una menor preparación, participación y acción. Puede convertirse en un círculo vicioso a la baja.
Los grupos más pequeños, por otro lado, ayudan a construir un sentido de intimidad que abre el piso a una discusión significativa y franca. Menos personas significa más tiempo para escuchar y considerar la perspectiva de cada miembro del equipo.
¿Qué hacer?
Primero, dígale a su equipo que está haciendo un cambio. Se transparente. Hágales saber que, al avanzar, sus reuniones serán más pequeñas con la intención de hacerlas más efectivas. Usted es consciente de la cantidad de tiempo y energía que todos gastan en las reuniones, y desea implementar una estrategia que produzca los mejores resultados. Dígales que la investigación dice que los grupos más pequeños conducen a discusiones más ricas y mejores decisiones. Si bien puede tomar algo de tiempo, tiene la intención de experimentar con el tamaño de la reunión y utilizar esta teoría como piedra de toque.
Sea considerado con su lista de invitaciones. Para asegurarte de que tienes a las personas adecuadas en la sala, debes saber específicamente a qué te diriges. Tenga una agenda clara y asegúrese de haber asignado a cada tema de discusión el tiempo suficiente. A partir de ahí, pregúntese: ¿quién debe estar presente para que la discusión produzca resultados? ¿Para quién cancelarías la reunión si no pudieran asistir? Comience con este grupo central. Agregue más personas solo si cree que agregarán valor a la conversación o ganarán valor al estar allí.
Takeaways: ¿Quienes son los realmente imprescindibles en la reunión que estas organizando? Esa es la pregunta clave que te indicará a quienes invitar. Tendrás mejores resultados, reuniones más prosperas y podrás tocar temas -y llegar a soluciones- de forma mucho más rápida.
Puedes leer el artículo original aquí extraído de la página de Harvard Business Review