Tienes en la bandeja de entrada de tu mail corporativo centenares de emails sin leer? No encuentras la foto que tomaste para recordar la información que debías?  Tienes notas de pendientes pero te es difícil ubicarlos? Nunca recuerdas la película o restaurante que quieres ver en el momento correcto? Sientes que ya no tienes tiempo y que la cantidad de pendientes es demasiada?

Cada día la exigencia de productividad que nos demanda nuestro puesto de trabajo, la organización familiar, los pendientes personales, y todos los ámbitos en los que interactuamos , es mayor y constante; y para lograr organizarnos de manera correcta y eficiente existe un método que comparto con ustedes en estas líneas,  Gettins thing done (GTD), de David Allen.

GTD, the art of stress-free productivity, consiste en pasos simples que te ayudarán a organizar tus pendientes efectivamente, ganar tiempo y foco, e incluso abordar Proyectos de manera sencilla y práctica.

Para iniciar debes tener en cuenta estos cinco (5) pasos.

  1. Recopila – Capture

Recopila, anota, concentra los pendientes, datos, o cualquier cosa que esté en tu cabeza o disperso en recordatorios en general. Tu bandeja de entrada del email es un almacén de todo un poco. Tienes con seguridad exactamente lo mismo en tu vida personal (números telefónicos, de cuentas, pendientes por pagar o que te paguen, lo que debes comprar en la farmacia, en el supermercado, el mail que debes enviar, las llamadas telefónicas que te faltan por hacer, la respuesta que aún no te dan de la isapre, del banco, del trabajo, ese vino que viste y te gustó, la película que quieres ver, los restaurantes que te recomendaron, etc)

Recopila todo, por más pequeño que parezca. Y tranquilo, quizá al inicio te acordarás de menos de 10 cosas, pero creéme, hay otras 90 dando vueltas y que simplemente debes adaptarte a este primer paso para recopilarlas y mejor aún, sacarlas de tu mente que solo está ocupando espacio que debes usar para pensar, no para memorizar.

  1. Clarifica – Clarify

Una vez que tengas todo almacenado, procésalo siguiendo estas reglas.

Toma todo lo capturado, y uno por uno  pregúntate, es accionable?

  • Si la respuesta es No, entonces guárdalo o deséchalo.
  • Si la respuesta es Sí y toma menos de dos minutos hacerlo, hazlo inmediatamente.
  • Si la respuesta es Sí, y toma más tiempo entonces decide cual es el próximo paso que debes gatillar con esto. Delegarlo? Hazlo inmediatamente. Trabajarlo tú personalmente? Ponlo en tu carpeta de Pendientes, o márcalo así. Esa será tu “To do List” en el momento que te pondrás a trabajar.

Una vez que cada input capturado pasa por este proceso, no regresa. Si lees un mail y no tienes idea de qué hacer con él, respóndelo preguntando ¿qué hago con esto? inmediatamente, ya que ese accionable dura menos de 2 minutos. El mail quedará leído y tú tendrás un mail “waiting for” que volverás a leer cuando toque nuevamente el momento de Clarificar.

  1. Organiza – Organize

Crea listas, carpetas y categorías que te ayuden a tomar tema por tema y priorizarlos.

Hay aplicaciones que nos ayudan a organizarlo. Evernote es una de ellas, fácil de usar y compatible con Android y iphone.

Yo particularmente uso la app Recordatorios de iphone. Tengo lista “To do Casa”, “Supermcdo”, “Llamadas pendientes”, “Proyectos”, etc.

  1. Revisa frecuentemente – Reflect

Las listas y lugares donde organizaste todos los ingresos de tus bandejas, deben ser revisados constantemente. Se te hará el hábito con tiempo y constancia aplicando este método. Ten cuidado no tener demasiadas carpetas y listas; ojalá no más de 10, para que sea un número que puedas revisar en la periodicidad que necesites. Una o dos veces al día a mí me funciona.

En mi caso, para el caso del Outlook. Dedico 30min dos veces al día  en Clarificar todos los mails que ingresaron. Mi dinámica es la siguiente. Respondo lo inmediato, almaceno lo que no requiere trabajo, y marco con bandera roja todo lo que me queda como pendiente por trabajar. En esta revisión debe quedar el 100% de los mails leídos, ya que debe ir en orden, de abajo hacia arriba, uno por uno. Si te saltas alguno, si lees un mail pero luego vuelves a marcarlo “por leer”, etc; el sistema no te funcionará.

  1. Actúa – Engage

Ahora que tienes todo organizado, es necesario que te des el tiempo para que trabajes en lo que marcaste como pendiente por trabajar. La frecuencia dependerá de cada uno.

Algunos tips

  • La “cabeza” sirve para pensar, no para almacenar datos.
  • Elimina o reduce al máximo las alertas proactivas de tus dispositivos.

Para lograr la productividad con este método tú debes decidir cuándo revisar cada bandeja de entrada, mensajes, actividad, y otros. Si estás dedicado a organizar o avanzar con un pendiente en ese momento, elimina las distracciones (alertas) que te harán perder concentración y tiempo valioso.

  • Ten en cuenta y comparte con las personas con las que trabajas, los canales sincrónicos y asincrónicos que utilizas. Es importante que sepan que revisas y respondes mails una vez al día (por ejemplo). Si alguien necesita respuesta inmediata o en menos tiempo, debe contactarte por canal real time, por ejemplo llamarte al celular. El whatsapp hoy se usa con distintos objetivo, por lo que dejaré a gusto de cada lector la mejor manera de usarlo.
  • Genera una carpeta “Waiting for” configurada para que los emails donde tú preguntes o solicites entregables, los tengas ordenados en una carpeta independiente. De esta manera, cuando te respondan lo que necesitas, al momento de clarificar, puedes dar por cubierto tu requerimiento y borrar el mail de tu carpeta Waiting for. Al mismo tiempo, todo lo que aun exista en esa carpeta, es porque no ha sido respondido. Es un método infalible para que todo lo que preguntes o necesites de regreso, llegue siempre y no se pase entre los emails.
  • Lograr que el método GTD te funcione tomará algún tiempo. No desesperes, sé constante.

Takeaways: Debemos encontrar las herramientas que nos permitan lograr una calidad de vida óptima. Aumentar la productividad y reducir el estrés que conlleva el ritmo laboral actual nos ayudará en muchos aspectos de nuestro día a día. Disfruta el camino.

 

Para complementar les comparto este TEDTalk de David Allen https://www.youtube.com/watch?v=k9MdH3ffnww