Seguramente has oído hablar de la inteligencia artificial y el «machine learning». Pero hay otra tecnología que también está produciendo impresionantes eficiencias en el ahorro de mano de obra, reduciendo costos y mejorando la gestión de datos para Recursos Humanos. La automatización de procesos robóticos (RPA o Robotic Process Automation) ayuda a agilizar, basándose en reglas, procesos transaccionales del departamento de recursos humanos que requieren poco o ningún juicio humano.

RPA funciona al hacer que un «bot» de software asuma tareas operativas repetitivas y de gran volumen, a menudo mejorando la precisión y la velocidad del procesamiento de datos. Tareas como el calculo de la nómina, inscripción de beneficios, onboardings e informes de cumplimiento que requieren una cantidad significativa de trabajo manual y repetitivo.

La incorporación o la transferencia de un empleado, por ejemplo, desencadena múltiples pasos de proceso en los sistemas de nómina y beneficios que pueden realizar los robots RPA, liberando al personal de Recursos Humanos para otras tareas.

«Los robots RPA son particularmente buenos para realizar tareas de ‘silla giratoria’ que requieren la capacidad de acceder a múltiples aplicaciones para realizar el trabajo», dijo Greg Vert, gerente senior de Deloitte Consulting. Los ejemplos incluyen extraer datos de un sistema de recursos humanos y cargarlos en otro, auditar los datos para verificar su integridad y generar o distribuir informes mediante la agregación de datos de múltiples fuentes. Los robots RPA también pueden realizar tareas como abrir archivos adjuntos de correo electrónico y completar formularios electrónicos.

El estudio de Tendencias Globales de Capital Humano de Deloitte de 2017 encontró que el 22 por ciento de las organizaciones de Recursos Humanos con el desempeño más alto están implementando o han implementado RPA, en comparación con sólo el 6 por ciento de las organizaciones con el desempeño más bajo. Según la encuesta de Deloitte, casi la mitad de los ejecutivos de servicios compartidos globales de Recursos Humanos creen que RPA producirá ahorros del 10 al 20 por ciento a sus negocios, y el 9 por ciento espera un ahorro del 40 por ciento o más.

Vert dijo que un estudio de la firma de investigación Forrester descubrió que la automatización de un proceso de alto volumen y baja complejidad puede liberar de tres a cuatro empleados a tiempo completo, lo que les permite centrarse en tareas como la creación de estrategias, la innovación, el análisis de datos y más.

Por primera vez, la encuesta anual de sistemas de recursos humanos realizada por Sierra-Cedar está rastreando el uso de RPA en recursos humanos, dijo Stacey Harris, vicepresidenta de investigación y análisis de la compañía, lo que señala un creciente interés en la tecnología.La encuesta 2018-2019 será lanzada esta primavera.

Caso de estudio de un RPA

Algunas organizaciones están muy avanzadas en su implementación de RPA. En Ernst and Young (EY), la compañía de servicios de asesoría, transacciones e impuestos con sede en Londres, tiene funcionando actualmente 822 robots o «bots» RPA internos en producción o desarrollo, de los cuales 23 se utilizan en Recursos Humanos, dijo Larry Nash, el reclutador líder de la compañía en Estados Unidos.

Un bot que tienen en desarrollo, por ejemplo, hará un seguimiento de los requisitos de educación continua de los empleados e indicará si es necesario la intervención humana. «Cada minuto que no dedique un empleado a monitorear los informes de CPE [educación profesional continua] puede gastarse mejor en otra parte«, dijo Nash. «Una vez que los procesos de recursos humanos se automatizan, los beneficios se acumulan año tras año». Otras ganancias de la RPA son igualmente valiosas pero más difíciles de cuantificar, dijo Nash, como la consistencia y la calidad que se obtiene al poder realizar un proceso de Recursos Humanos de la misma manera cada vez.

EY expone el caso de negocios para un bot al determinar el costo del trabajo humano ahorrado en la ejecución de un proceso, el costo de desarrollar un bot y un retorno de la inversión proyectado de tres años, dijo Nash. «Se estima que once de nuestros bots de recursos humanos en producción en los Estados Unidos tienen un retorno de la inversión de tres años de más de $ 4 millones».

Empezando con RPA

Si recién está comenzando a considerar el RPA, Vert sugiere identificar los procesos principales para la potencial automatización en función del volumen, la estandarización y la complejidad, y luego probar dos o tres bots de software en esas áreas. Una de las ventajas de RPA es que a menudo se pueden usar fácilmente con las plataformas de tecnología de recursos humanos existentes sin tener que reemplazar o interrumpir un sistema de nómina, ya que RPA accede a las aplicaciones en la capa de interfaz de usuario como lo haría un ser humano.

«El software RPA está destinado a posicionarse sobre los sistemas actuales», dijo Nash.»Idealmente, el sistema actual antiguo no tiene idea de que el usuario es un bot en lugar de un humano». Si bien los bots de RPA pueden estar limitados por la velocidad del sistema subyacente, Nash dijo que Ernst and Young ha encontrado que muchas tareas individuales, como crear un correo electrónico para enviar a los empleados que asisten a una sesión de capacitación, pueden realizarse más rápido con un bot que con un humano.

Costos de la RPA

Los costos de implementación del software RPA varían según si los robots se desarrollan internamente o por un proveedor y dependiendo también de la escala de una empresa. Vert dijo que hay tres costos clave que se deben tener en cuenta al evaluar las soluciones de RPA: costo de «set-up» único, fees de licenciamiento y costos de desarrollo y mantenimiento de bots. 

Nash cree que a medida que los costos de RPA disminuyen con el tiempo y las habilidades de desarrollo de robots se vuelven más comunes, las oportunidades para aplicar RPA dentro de RRHH crecerán. «Una cosa que hemos notado es que cuanto más hablamos con nuestros equipos de recursos humanos sobre las oportunidades de automatización, más capacitados se vuelven para identificar y presentar oportunidades para aplicarla», dijo.

Artículo original publicado en SHRM (en inglés).