El teletrabajo es una modalidad que ha ganado un auge vertiginoso en los últimos tiempos, ocasionado por la emergencia sanitaria.Un gran número de personas ahora trabajan desde casa y se han adaptado a un sistema más flexible que les permite mantener su productividad.
Pero ¿esto significa que la oficina convencional va a desaparecer? No. Los estudios más recientes orientados a este tema sugieren que las oficinas no pueden ni van a desaparecer. Mantener una sede física donde los empleados puedan asistir sigue siendo primordial para las organizaciones.
Entonces, ¿hacia dónde va esto? Todo apunta a las oficinas híbridas.
El concepto de oficina híbrida se refiere a la flexibilidad brindada a los colaboradores de trabajar desde la oficina o desde cualquier otro lugar. Básicamente, combina lo mejor de ambos modelos. Una de las claves para el éxito de las oficinas híbridas es que deja abierta la posibilidad de que cada empleado decida en qué horario trabajar. Asimismo, reduce la sensación de apatía y el desapego que ocasiona el estar alejado físicamente de la empresa.
Este es el futuro innegable del trabajo. Es por ello que los directivos deben estar preparados y conocer algunos tips que les permitan transformar su entorno de trabajo al modelo de las oficinas híbridas.
Establecer las políticas de una oficina híbrida
El establecimiento de políticas es la manera en que los empleadores pueden asegurarse de que su fuerza laboral cumpla con las directrices requeridas en un sistema de oficina híbrida.
Mantener cierto control es fundamental para asegurar la productividad de los trabajadores, más allá de las libertades que otorga este modelo.
Veamos cuáles deben ser las políticas de una oficina híbrida:
Dejar claro quién tiene acceso a este sistema
No todos los puestos de trabajo ni todos los trabajadores están aptos para funcionar en una oficina híbrida.
Hay actividades que requieren la presencia del personal en campo, así como también hay personas que simplemente no se adaptan a trabajar desde casa. Esto última suele suceder, principalmente, con las generaciones más longevas.
Una buena política de oficina híbrida debe dejar bien en claro cuáles son los miembros de la empresa a los que se les permite trabajar desde casa.
Establecer cuándo se puede trabajar desde casa y cuándo se debe trabajar en la oficina
Hay muchos escenarios a considerar. Es posible que, según tu tipo de organización, no importa si los empleados pasan el 90 % de las horas laborales en casa.
Depende de tus objetivos el lograr identificar la cantidad de días de la semana o del mes que tus empleados necesitan pasar en la oficina.
Y en base a eso, crear una política de estricto cumplimiento.
Construir una metodología para el trabajo remoto
Los empleados tienen que conocer la manera en la que trabajarán desde casa.
Este punto está referido al uso de herramientas, horarios, procedimientos y métodos para la comunicación.
Ambos escenarios son muy distintos. Seguramente tus políticas para el trabajo en la oficina no funcionan en la modalidad remota.
Es por eso que necesitas establecer una nueva metodología para el trabajo remoto y que además respete la filosofía y el ADN de tu organización.
No descuidar la seguridad
El aumento del teletrabajo ha ido a la par con el aumento de los delitos informáticos.
Al estar la mayoría del tiempo en un entorno digital, es importante hacer énfasis en las diferentes medidas, mecanismos y protocolos que deben seguir los empleados para salvaguardar la información.
Redefinir el área de oficinas
Con la adopción de las oficinas híbridas es momento de sincerar y reconsiderar el espacio físico que solías destinar para tus empleados.
Seguramente ahora requieres muchos menos metros cuadrados y mobiliario.
Sácale provecho a esta situación para reducir costos y darle un nuevo uso al espacio sobrante.
O simplemente puedes mover tus operaciones a un lugar cuyas dimensiones estén más acordes a tus necesidades.
Invertir en tecnología
La tecnología juega un papel protagónico en la adopción de las oficinas híbridas como estándar.
No es necesario explicar la importancia de mantener comunicaciones fluidas entre los integrantes de un equipo de trabajo.
Es tu misión como directivo el proporcionar a tus empleados todas las herramientas tecnológicas que necesitan para desempeñar sus labores, así como también la capacitación requerida para manejarlas de una forma adecuada.
Desafíos de administrar una oficina híbrida
La gestión de una oficina híbrida viene cargada de un montón de desafíos para los directivos. Entre ellos:
- La gestión de equipos: Coordinar un grupo de trabajo es más sencillo si todos están en la misma oficina. Con la modalidad híbrida se complica el hecho de hacer seguimiento en tiempo real a cada uno de los colaboradores. Además, es más tedioso organizar reuniones cuando cada empleado se autoasigna un horario laboral.
- Problemas de comunicación: Si bien dentro de las políticas deben estar definidos los protocolos de comunicación, hay muchos factores externos que pueden comprometerlos. Siempre será más fácil transmitir un mensaje dentro de un salón donde está todo el grupo, que hacerlo de forma remota.
- Problemas de colaboración: Pueden crearse fricciones entre el grupo que escoja la oficina y aquellos que decidan trabajar desde casa. Además, la incapacidad de manejar las herramientas comunicacionales puede ocasionar una retroalimentación muy pobre, lo que desencadenaría en pérdida de la motivación y el aplazamiento de objetivos.
- Relaciones personales limitadas: El modelo de oficina híbrida reduce significativamente las posibilidades de formar grupos sociales entre los colaboradores. Este tipo de relaciones tienen un impacto positivo en la consecución de los objetivos comunes.
Takeaways: El futuro de la modalidad de trabajo estará basado en las oficinas híbridas. Los empleados tendrán la oportunidad de trabajar desde casa o desde la oficina, según lo que más les convenga. Esto obliga a los directivos a crear nuevas políticas, invertir en tecnología y redefinir el espacio físico del que disponen.
