La junta directiva de una compañía que cotiza en bolsa tiene una larga lista de responsabilidades, pero los directores no siempre reciben la información necesaria para tomar decisiones plenamente informadas sobre temas clave, como la estrategia, las sucesiones y el monitoreo del desempeño. Recientemente estudiamos un novedoso enfoque que utiliza Netflix, brindando un modelo para superar estas dificultades.

Una nueva mirada

En la mayoría de las compañías, los directores tienen un entendimiento menos completo de la empresa que los ejecutivos, debido a su limitada exposición a las actividades cotidianas. El formato de la información que reciben los miembros de la junta ayuda poco para superar este déficit de información. El típico libro para la junta directiva de una gran corporación es una densa presentación de PowerPoint, que se extiende durante cientos de páginas. Algunos directores encuentran que estas presentaciones son pesadas en términos de datos, pero ligeras en el análisis.

Más aún, las dinámicas en las juntas directivas impiden el flujo de información, particularmente en casos donde el CEO mantiene un control estricto sobre el contenido que se muestra, las presentaciones están cuidadosamente planeadas y se realizan sólo por un limitado número de ejecutivos.

Netflix tiene un enfoque radicalmente diferente que incorpora dos prácticas singulares. Primero, los miembros de la junta periódicamente asisten a reuniones mensuales y trimestrales de la alta gerencia, para observarla. Más aún, la comunicación con la junta asume la forma de un breve memorándum en línea, que le permite los directores hacer comentarios dentro del documento. Éstas dos innovaciones contribuyeron al extraordinario desempeño de Netflix en años recientes.

Gobernar recorriendo

A diferencia del enfoque formalizado de la mayoría de las interacciones entre directores y ejecutivos, Netflix alienta a los miembros de su junta a pasar tiempo observando cómo opera la compañía “en su hábitat”. La empresa tiene tres reuniones ejecutivas agendadas constantemente y a las que asisten los miembros de la junta:

  • Reuniones de Staff (R-Staff): Reuniones mensuales de los 7 líderes principales.
  • Reuniones del equipo ejecutivo (E-Staff): Reuniones trimestrales de los principales 90 ejecutivos.
  • Revisiones empresariales trimestrales (QBR, por sus siglas en inglés): Reuniones de dos días con los principales 500 empleados.

Un miembro de la junta asiste a reuniones de R-Staff, una o dos asisten a las de E-Staff y entre dos y cuatro asisten a reuniones empresariales trimestrales. Se espera que cuando asisten a estas reuniones ellos observen pero no participen en la discusión. El objetivo de su asistencia es principalmente educativo: al observar directamente a la gerencia, obtienen un mejor entendimiento de los problemas que enfrenta la compañía, del enfoque analítico que sostiene las decisiones gerenciales y el ámbito completo de los intercambios involucrados. Últimamente, la aspiración es que ello mejore significativamente las habilidades gerenciales de la junta directiva. El fundador y CEO de Netflix, Reed Hastings, nos dijo que brindar un acceso profundo a las discusiones gerenciales “es una forma eficiente de que la junta entienda mejor a la compañía,” al tiempo que advirtió que los integrantes de esta deben ejercitar el autocontrol cuando influyan en decisiones fuera de la junta directiva.

Un integrante describe el beneficio de asistir a las juntas gerenciales: “ves un nivel diferente de dinámica en el equipo ejecutivo. Realmente observas cómo contribuyen los diferentes individuos, notas su pericia, observas la voz que tienen en la mesa y la dinámica con el CEO. Ves cómo se procesan los temas que han sido discutidos, resueltos y reportados en una reunión de la junta”.

Los directores de Netflix creen que la exposición directa a discusiones activas de estrategia les da un conocimiento más profundo de la compañía, en comparación con las visitas a las oficinas e instalaciones de la empresa. También consideran que la interacción frecuente con el equipo de alta dirección posiciona a la junta para manejar de mejor forma la eventual sucesión del CEO.

Una nueva forma de escribir memorándums para la junta directiva

Las innovadoras comunicaciones de la junta directiva de Netflix se estructuran como memoranda en línea de 30 páginas y con forma narrativa. No sólo incluyen vínculos en línea para respaldar el análisis, sino que también permiten acceso a todos los datos e información de los sistemas compartidos internos de la compañía.

Los documentos trimestrales destacan el desempeño empresarial, las tendencias de la industria, desarrollos competitivos y otros temas estratégicos y organizacionales. La información de alto nivel se resume en gráficos, pero el énfasis del memorándum está en la discusión escrita y el análisis de los problemas.

Los miembros de la junta directiva reciben el documento algunos días antes de la reunión, para revisar el material y hacer clic en análisis complementarios sobre temas que consideran interesantes o que requieren atención desde un punto de vista fiduciario. Los directores estiman que pasan de 4 a 6 horas preparándose, incluyendo el planteamiento de preguntas dentro del propio documento digital, a las que la alta gerencia responde antes de la reunión.

Debido a que los integrantes de la junta se preparan ampliamente para sus reuniones, estas son significativamente más eficientes, con un enfoque en la discusión más que en la presentación. Además, las reuniones sólo tardan de 3 a 4 horas (comparados con las juntas de todo el día o de múltiples jornadas en muchas grandes corporaciones). Además, ejecutivos de alto nivel asisten a las reuniones y responden preguntas cuando es necesario.

El enfoque de Netflix hacia la gobernanza de la junta directiva está basado y refleja la cultura y liderazgo de la compañía. La cultura Netflix enfatiza la iniciativa individual, el compartir información y el enfoque en los resultados. En las palabras de un director, “a muchos CEOs les gusta la noción de la transparencia. La diferencia es que Reed ha decidido instalar mecanismos que realmente hacen que suceda.”

Los miembros de la junta de Netflix creen que estos procesos les dan confianza directiva, particularmente al enfrentar desafíos. Los ejemplos incluyen la feroz competencia con Blockbuster por el dominio en el mercado de suscripción de DVDs, costosas decisiones para invertir en contenido para su página web, expansión internacional y producción de contenido original. De acuerdo con uno de ellos, “es difícil imaginar que pudiéramos haberlo hecho sin el conocimiento íntimo de las operaciones y las personas.”

Los directores de grandes compañías asumen seriamente sus trabajos de supervisión -pero muchas veces están limitados por una falta de transparencia e información. Netflix tiene un modelo para las compañías que buscan superar este desafío.

Articulo original en inglés