Sin duda, la integración de tecnologías para comunicarnos al interior de los espacios de trabajo ha sido muy importante dentro de los últimos 50 años y, dentro de estas, destacamos el correo electrónico, que gracias a su inmediatez y alto alcance hoy es el protagonista por lejos.
El e-mail, que nace como una forma de mensajería a bajo costo y universal, fue adoptado rápidamente como un estándar de comunicación interno y externo gracias a la propagación de Internet en todos los lugares y organizaciones del mundo. Sin embargo, esta “nueva” herramienta tecnológica ha traído costos y más de un mal entendido.
El e-mail es una herramienta potente, pero tenemos que tener cuidado en la forma en la que la utilizamos y, por sobre todo, monitorear cómo es usada al interior de nuestra organización.
A continuación te presentamos algunos tips para que el e-mail no se transforme en una pesadilla en tu empresa o equipo de trabajo:
1.- No olvidar el “cara a cara”: La utilización del correo electrónico es mucho más eficiente en la medida que conocemos a la persona a la cual queremos comunicarnos. Los mensajes, pueden ser decodificados de forma más certera y eficiente cuando entendemos al otro, su rol, preocupaciones y responsabilidades claves.
2. El asunto y el tema: Probablemente en tu vida has escrito decenas de miles de e-mails y a estas alturas ya casi ni te fijas en el asunto y el tema del correo, campos que fueron pensados para especificar el tema y la importancia del mensaje. Te sugerimos escoger un asunto concreto que sea llamativo para el lector y gastar las primeras 3 líneas de tu e-mail en describir claramente lo que necesitas que haga el receptor con la información: ¿es una pregunta, una petición o solo necesitas informar algo? Si es esto último, ¿lo puedes hacer de una forma más eficiente que por correo electrónico?
3.- El factor Cultural: Muchas veces, tenemos que escribir un e-mail a personas que son de otro país o incluso de otra cultura. Es clave tener siempre claridad sobre los elementos que pueden afectar la comunicación o llevar a una mala interpretación del mensaje. Esto es doblemente desafiante cuando utilizamos un idioma que no es el propio. Aquí, la recomendación es siempre apegarse a la formalidad.
4.- ¿Cuánto tiempo pasamos leyendo e-mails?: Para muchos es parte de la rutina diaria, sin embargo, para muchos otros, es una actividad que quizás toma más tiempo de lo debido e impide enfocarse en lo realmente importante. Durante el paso de una semana, te proponemos que evalúes cuánto tiempo pasas frente al cliente de correo de tu compañía y revises cuánta -de toda esa comunicación- es relevante para tu desempeño. Muchas veces estamos bombardeados de información poco útil o derechamente poco relevante.
5.- E-mail-free Fridays: Muchas compañías están evaluando formas de hacer más eficiente el uso del tiempo, promoviendo la comunicación “cara a cara” entre los equipos de trabajo, potenciando reuniones de coordinación muy concisas y habilitando espacios para interactuar, coordinar y sincronizar las tareas diarias. ¿Te imaginas un viernes dónde en tu compañía solo se pueda hablar cara a cara?
Takeaways: El e-mail es una gran herramienta de comunicación, sin embargo, muchas organizaciones están observando importantes pérdidas de eficiencia por su mal uso. Evalúa la forma en que en tu organización está utilizando el e-mail y promueve el buen uso de esta herramienta para no perder foco en lo importante.
