Sea por el motivo que sea, desvincular a alguien de su puesto de trabajo es una de las tareas más difíciles que les toca asumir al personal de Recursos Humanos.

Hay que considerar que el empleado desvinculado se va a encontrar afrontando un momento incierto y, en algunos casos, inesperado. Es responsabilidad de a quien le toque gestionar este trámite anticiparse a cualquier reacción adversa y agilizar el proceso lo más posible.

Este es un procedimiento que requiere carácter, firmeza, formalidad, y a la vez un profundo sentido de humanidad.

Es una decisión que debe ser tomada de forma irremediable si se considera que es lo mejor para la organización. Vamos a ofrecer algunas claves importantes y consejos a tomar en cuenta al momento de despedir a un empleado.

Consideraciones formales y marco legal

Por más que culminar la relación laboral con un empleado sea una prioridad para la empresa, es muy importarte cuidar el tema legal y apegarse a la normativa laboral vigente.

Hay que cumplir con minuciosidad los plazos y el resto de requisitos legales que este trámite requiere, a fin de que se dé en la forma más pacífica posible.

El primer paso para formalizar un despido es notificarlo al empleado por escrito. Envíale una carta explicando los motivos que llevan a la empresa a tomar la decisión de apartarlo de su cargo; estos motivos deben sustentarse con la normativa y reglamento de la empresa.

Los motivos de la desvinculación

La persona encargada de comunicarle al empleado sobre su despido de forma presencial debe estar totalmente empapada de la situación en general y de los motivos que llevaron a esta decisión.

En este punto no pueden existir vaguedades ni vacilaciones, haciendo referencias aisladas a bajos rendimientos o comportamientos inapropiados. El responsable de dar la noticia debe ser muy claro, directo y conciso con el mensaje que está comunicando; todo esto sin dejar de lado el factor de humanidad que envuelve a la situación.

Lo más recomendable es preparar con anterioridad el mensaje. No se trata de dar un discurso políticamente correcto, pero no es necesario excederse con la retórica. Este mensaje debe cubrir todos los puntos y no dejar espacio para el cuestionamiento.

Pero recuerda, saber llevar con humanidad y sensibilidad una situación de este estilo habla mucho del nivel de madurez de tu empresa.

Mantener la confidencialidad

En la mayoría de las ocasiones, la decisión de despedir a un trabajador no se toma de la noche a la mañana. Muchas veces es el resultado de reuniones y consideraciones.

Durante este proceso de deliberación, los únicos que deben manejar esta información son las personas destinadas a tomar la decisión. La filtración de información creará incertidumbre entre los empleados y rumores innecesarios que pueden dañar la productividad.

Necesitas testigos

Contar con testigos al momento de comunicar sobre el despido puede ayudarte de diferentes maneras.

En primer lugar, la reacción de la persona despedida siempre será una incógnita, y la presencia de terceros ayuda a mitigar la tensión del ambiente.

También son necesarios los testigos en caso de que el empleado se rehúse a firmar la renuncia, alegando que no ha sido notificado con la debida formalidad que exige la ley. En este caso, los testigos pueden dar fe de que en efecto fue llevada a cabo una reunión.

Sin rodeos

No es necesario postergar lo impostergable. La reunión debe ir directo al grano desde el primer momento. No tiene sentido iniciar la conversación con temas aislados que nada tengan que ver con el motivo real del encuentro.

Después del saludo, las primeras palabras que el trabajador debe escuchar es que ya no seguirá formando parte de la organización.

Escuchar al empleado

Independientemente de que la decisión ya está tomada y es imposible cambiarla, nunca está de más dejar hablar al empleado y escuchar su versión de los hechos.

Siempre y cuando el empleado no tome una actitud ofensiva, hay que permitirle el momento de desahogo. Esta es, posiblemente, la fase más incómoda y áspera de todo el proceso, pero hay que entender que el trabajador puede sentirse ofendido, triste y molesto por haber tomado la decisión de prescindir de él.

Facilitar todo el proceso posterior

El día después del despido el empleado tendrá que transitar por una serie de trámites administrativos; por ejemplo, el papeleo para seguirse beneficiando de la Seguridad Social o para gozar de prestaciones por desempleo.

Asegúrate de que la empresa le facilite todos estos procesos. De ser necesario, dale prioridad en la gestión de papeleo administrativo por encima del resto de empleados.

Evita las discusiones

Después de comunicar el despido, la primera reacción del empleado será la de formular una serie de preguntas. No es necesario responderlas todas, y menos aquellas que atacan directamente a la compañía, sobre todo porque es una decisión que no tiene vuelta atrás.

Sin embargo, este es el momento donde más debe priorizarse la sensibilidad.

De ser posible, mantén una buena relación con esta persona. Recuerda que en el mundo laboral son muy importantes los contactos, y nunca sabes si en el futuro puedes requerir de sus servicios.

Lo que dicen los empleados de una empresa son palabras que hay que escuchar para entender qué puedes esperar de una organización, y esta premisa aplica mucho más si se trata de exempleados.

Corrige de cara al futuro

Sin importar cuál haya sido el motivo del despido, la empresa tiene su cuota de responsabilidad en caso de que las cosas hayan salido mal.

El personal de Recursos Humanos debe ser autocrítico y aprovechar estas situaciones para reconsiderar aspectos como el proceso de selección, evaluación de perfiles, canales de comunicación y gestión de personal.

Takeaways: Desvincular un empleado de la empresa es un proceso tedioso y complicado que debe ser correctamente gestionado por el Departamento de RRHH, a fin de evitar complicaciones legales y conflictos personales. Algunas de las recomendaciones para despedir a un empleado son considerar el marco legal, dejar muy en claros los motivos, mantener la confidencialidad, escuchar al empleado, facilitar los trámites y evitar las discusiones. Pero lo más importante es aprender de los errores en la gestión del personal para reducir la cantidad de despidos, que solo generan gastos y bajones en la productividad.