En una organización, cuando se trata de comunicación, el primer lugar donde suele ponerse el foco es en la comunicación externa, aquella que va dirigida al público y los clientes.

Sin embargo, la comunicación interna no es menos importante. Saber hacer llegar los mensajes con claridad a todos los colaboradores es indispensables para tenerlos enfocados y motivados en los objetivos.

Es muy difícil que una empresa pueda generar el producto o el servicio que tiene planificado si es incapaz de comunicar el proceso de forma correcta a los trabajadores; quienes son, a final de cuentas, el motor que mueve toda la maquinaria.

Para mejorar la comunicación interna es necesario aplicar ciertas estrategias. Vamos a dar un repaso por todas ellas.

Define un equipo de comunicación interna

La comunicación interna no debe estar a cargo únicamente del Departamento de Recursos Humanos.

Para hacer llegar la información a los colaboradores de la mejor manera, es necesario formar un equipo que involucre a diferentes áreas:

La dirección de la empresa es quien debe bajar la línea y fijar el curso, informando sobre los proyectos a desarrollar y las estrategias. Posteriormente, desde RRHH se llevan a cabo acciones para apoyar a los empleados en el proceso comunicativo. Y por supuesto, los colaboradores son el tercer eslabón y el más importante, ya que encarnan el corazón de la empresa.

Empieza por conocer a la empresa y a tus empleados

El objetivo de la comunicación interna es conectar a los colaboradores con las estrategias y objetivos de la organización.

En este sentido, el primer paso lógico es conocer ambos a profundidad para, a partir de esta información, determinar cuál es el mejor camino a seguir.

En cuanto a los trabajadores, estos deben ser considerados según su experiencia profesional, valores personales, niveles de formación, personalidad, y cualquier otra característica que pueda a ayudar a definir la mejor manera de hacerles llegar un mensaje.

Con respecto a la empresa, los aspectos a analizar para crear una estrategia de comunicación interna efectiva son:

  • Valores de la organización.
  • Objetivos que se persiguen.
  • Datos del mercado.
  • Historia.
  • Cultura.

Ten objetivos claros y planifica en función de ellos

Los diferentes canales y estrategias utilizados para difundir un mensaje tienen mucho que ver con el mensaje en sí.

Tal y como se haría con cualquier otro proyecto, para comunicar es necesario desarrollar una planificación que proponga acciones que estén alineadas con los objetivos.

Estos objetivos pueden variar demasiado, pero a grandes rasgos, la comunicación interna se utiliza para:

  • Alinear a los trabajadores con la filosofía de la empresa.
  • Aumentar el nivel de satisfacción de los empleados.
  • Fomentar la participación en las actividades sociales y de integración que organiza la empresa.
  • Potenciar el cumplimiento de los objetivos productivos de la organización.

Apuesta por una comunicación clara y directa

La comunicación interna tiene como requisito que el lenguaje empleado sea sencillo y fluido.

Sin importar si el mensaje viene desde los niveles más altos hasta los más bajos, o si se está dando entre departamentos, deben usarse palabras comunes y evitar al máximo los tecnicismos, de manera tal que pueda ser comprendido por cualquier persona.

Sé transparente

Tus empleados necesitan saber de primera mano todas las noticias que de una forma u otra impacten en su dinámica laboral.

El mantenerlos al tanto de todas las novedades es una gran forma de fomentar el sentido de pertenencia y la confianza. Además, lo más lógico es que se enteren de este tipo de noticias de manera interna y no externa.

Para esta clase de anuncios puedes utilizar canales como las redes sociales internas, email, videos o reuniones presenciales.

Promueve el contacto entre departamentos

La formación de marcados grupos entre las diferentes áreas solo dificulta la comunicación interna.

Los colaboradores deben tener fácil acceso a compañeros de otros sectores y el contacto entre ellos debe ser promovido.

Una forma para lograrlo eliminando barreras físicas, por ejemplo, con la creación de un área de descanso común o la habilitación de un espacio para el coworking, donde los empleados de diversos departamentos pueden compartir durante las horas laborales y formar lazos.

Escucha a tus empleados

Al estar en contacto directo con la línea operativa, los empleados están en posición de señalar fallas y recomendar mejoras en muchos de los procesos de la empresa.

Y un colaborador que se siente tomado en cuenta, es un colaborador feliz y que se siente estimado por sus superiores, reforzando el sentido de pertenencia.

Por esto, es importante contar con encuestas de opinión internas, donde puedas recibir críticas, opiniones y sugerencias, pero sobre todo, donde demuestres que estás dispuesto a escucharlos.

Crea eventos sociales

Una de las técnicas más usadas y también más efectivas para mejorar la comunicación interna es por medio de almuerzos, fiestas, pequeños viajes y eventos de este estilo.

Estas actividades estimulan una mejor convivencia entre los colaboradores y facilitan la integración de los nuevos empleados. Además, son el escenario perfecto para enriquecer las relaciones interpersonales.

Monitoriza los resultados

Hasta ahora, ya queda claro que cualquier estrategia de comunicación interna que quieras emplear debe perseguir un objetivo, por lo tanto, es necesario establecer métricas que permitan determinar si estos objetivos se están alcanzado o no.

Para esto, es necesario utilizar algunas herramientas de gestión y análisis, que te permitan cuantificar los resultados de tu estrategia y evaluar su efectividad.

No hay que escatimar en esfuerzos a la hora de desarrollar una buena comunicación interna, porque esta es fundamental para el desarrollo de una empresa exitosa.

Entendiendo a los colaboradores como el activo más valioso de la organización, se entiende la necesidad de crear con ellos un vínculo más abierto e integrado.

Takeaways: Para mejorar la comunicación entre todos los sectores de una empresa, y asegurarse de que todos entiendan perfectamente cuáles son los objetivos y se alineen con ellos, es necesario definir un equipo que esté a cargo de elaborar una estrategia comunicativa. También es muy importante utilizar un lenguaje sencillo y directo, ser transparente con los colaboradores, escuchar sus sugerencias y promover la interacción entre ellos, ya sea mediante espacios de trabajo combinados o eventos sociales.