Comencemos con un pequeño ejercicio. Piensa en la organización en la que trabajas, o alguna en la que hayas trabajado, y luego revisa las afirmaciones de la lista de más abajo.
En mi organización:
- “Hay mucha burocracia y luchas de poder, y eso limita mi trabajo”
- “Estoy trabajando más largo y duro, pero no necesariamente de forma más efectiva”
- “No tengo tiempo para hacer mi trabajo. Me paso el dia en reuniones y contestando emails”
- “Nuestros productos son una refleccion de nuestro organigrama, más que de las necesidades de nuestros usuarios. Hemos perdido el contacto con nuestros clientes”
- “El trabajo pareciera nunca acabar. Me siento un poco sobrepasado a veces”
- “Hablamos mucho de balance vida trabajo, pero no tenemos tiempo ni de parar y hablar de como ponerlo en práctica”
- “Por muy buena que sea una idea que tenga, nunca llegará a quienes toman las decisiones”
Si has escuchado alguna vez un comentario parecido, o te sentiste identificado con alguna de las afirmaciones, no estas solo. La lista es solo un pequeño ejemplo de algunas de las realidades que viven muchos de los empleados en sus compañías hoy.
De quién es la culpa de que trabajemos así? “El Sistema Operativo”
Algunos dicen “los líderes de la compañía no saben lo que están haciendo” y otros comentan que “los empleados son flojos y no se ponen la camiseta”. Para mi, no es un problema ni de empleados ni de líderes. Por el contrario, en mi opinión, existiría un problema en el “sistema operativo” de la organización. Tal como tu teléfono móvil o tu laptop tienen un sistema operativo que “hace que el equipo funcione de determinada forma y pueda hacer unas cosas y no otras”, las organizaciones también tienen sistemas que determinan cómo se operacionalizan los comportamientos, procesos y tomas de decisiones de esta.
En otras palabras, los obstáculos que líderes y empleados encuentran día a día en las organizaciones que trabajan, si bien podrían tener un componente individual, el mayor peso se lo llevaría la forma en que la organización y sus sistemas están diseñados.
Porque necesitamos Diseño Organizacional? “Performance, Cultura & Cambio”
El diseño de una organización facilita (o inhibe) un performance sostenible y una cultura relevante para el contexto imperante y el propósito que busca alcanzar la organización.
Hoy en dia se les pide (como mínimo) a las organizaciones ser lo suficientemente flexibles, dinámicas y cambiantes como lo es su entorno. Pero nos damos cuenta cada dia que es muy difícil navegar un mundo que es impredecible, caótico, y que cambia excesivamente y muy rápido. Muchas de las compañías hoy quieren transformarse, ser más ágiles y poner al usuario en el centro, pero les está costando mucho. Porque? No porque no quieran, sino porque están diseñadas y funcionan como una compañía del 1950 y no como una del 2019.
Nunca antes la humanidad había tenido que coordinarse y colaborar para trabajar a estas escalas y velocidades. Solamente en los últimos 5 – 10 años hemos comenzado a discutir sobre el impacto en el trabajo de elementos como la globalización, los cambios demográficos, la tecnología y la movilidad, y así como los nuevos comportamientos de consumo que se deberían reflejar internamente en organizaciones.
Si las organizaciones no están diseñadas tomando en cuenta los elementos y tendencias antes mencionadas, o quizás con capacidades adecuadas para adaptarse y evolucionar hacia nuevas formas de trabajo, el riesgo de perder (o no poder acceder) a talento es muy alto. Hoy en día empleados quieren ser parte de organizaciones que ofrezcan un trabajo con sentido e impacto, autonomía en la toma de decisiones, oportunidades de crecimiento y sentido de pertenencia a algo mayor que el trabajo del dia a dia.
Que es el Diseño Organizacional?
El Diseño Organizacional es la utilización de un mindset, metodología y herramientas específicas de diseño centrado en el usuario, para mejorar los comportamientos, procesos de trabajo y colaboración, y también ayudar a que las compañías respondan mejor al cambio.
Compañías que consideran el Diseño Organizacional como uno de los ejes de su estrategia, utilizan como principios clave de diseño la Empatía, Systems Thinking, Co-Creación y la Experimentación para reinventar sus organizaciones, alcanzar un alto desempeño y construir culturas en donde la gente quiere ir a trabajar un lunes por la mañana.
Que hace un Diseñador Organizacional?
Dependiendo a quien le preguntes y/o de las necesidades específicas de una organización, un equipo de Diseño Organizacional podría tener un enfoque u otro. Esto se debe a que esta práctica es relativamente nueva, por lo que en este artículo te presento las 6 tareas que creo debería/podría tener un equipo de Diseño Organizacional.
- Nuevas Estructuras, Procesos y Rediseño del Trabajo:
La primera tarea que podría tener un equipo de Diseño Organizacional es ayudar a compañías a encontrar maneras más relevantes de organizarse, estructurarse y trabajar. Y esto podría ir desde iniciativas “más tradicionales” como reestructuraciones de área, fusiones/adquisiciones, hasta la implementación de nuevos modelos y formas de trabajo (Agile, Holacracy, Teal).
Cuando llegue el momento en que la Inteligencia Artificial sea una realidad en el ámbito laboral, el Diseñador Organizacional también tendrá un rol muy importante, ya que ayudará a la organización a entender cómo deberían ser (re)diseñados los actuales roles y procesos de trabajo para alcanzar lo que algunos llaman el “blended workforce” que hace referencia a una fuerza de trabajo en donde convivirán dia a dia humanos y inteligencias artificiales.
Independiente si son iniciativas “más tradicionales” o últimas tendencias en formas de trabajo, una capacidad muy importante en este rol es tratar de ajustar y balancear la el propósito de la organización con su contexto, y así facilitar la adopción de nuevas formas de trabajo.
- Desarrollo Organizacional & Ciclo Vida Empleado: “Research Aplicado”
Bastante se habla de la separación de lo “académico” y lo “practico” cuando hablamos de gestión de personas. Los más académicos dicen que “los que trabajan en organizaciones o consultoría no tienen un rigor científico” y por otra parte se escucha en organizaciones que “el research y lo académico está poco aterrizado a la práctica”.
Un Diseñador Organizacional deja de lado esa dualidad, para tomar lo mejor de los dos mundos, y así ser capaz de acceder y conocer en profundidad lo último y lo mejor de la investigación en psicología organizacional, sociología, behavioral economics, etc.
De esta forma, extrae el conocimiento e investigación más relevante y validada para cada contexto y necesidad organizacional, y así ofrecer soluciones para todos y cada una de las áreas del ciclo de vida del empleado (atracción, onboarding, performance, learning, compensación, espacios, etc.).
- Estrategia Aplicada: “Mas, Mejor, Distinto”
Uno de los grandes gaps que tienen algunas compañías al realizar ejercicios de definición estratégica (visión, misión, valores, etc) es que se quedan solo en el componente abstracto y de alto nivel. En mi experiencia he visto como compañías pagan grandes sumas de dinero a consultores externos para que en un par de días les ayuden a facilitar y articular la definición de una estrategia (visión, misión, valores, etc.) “para que luego no pase nada”, aparte de poner la nueva visión en una placa en la recepción y/o en el reporte anual de la compañía.
El rol del Diseñador Organizacional buscaría lograr un cambio real y efectivo en la organización, al ir un paso más lejos al ser capaz de operacionalizar la estrategia (visión, valores, etc.), por medio de la facilitación y evaluación del cambio comportamental de sus colaboradores en la organización.
En otras palabras, y cuando se haya definido una nueva estrategia, visión o valores, el Diseñador Organizacional se preguntará, en conjunto con los equipos, “que tenemos que hacer MÁS, MEJOR y/o DISTINTO en la organización?”, y desde ahí generar planes para apalancar, aplicar y hacer real la nueva estrategia.
- Nuevas Habilidades & Hábitos: “Aprender a Aprender”
Luego de la toma de contacto y análisis de las necesidades organizacionales, y cuando se hayan definido los nuevos comportamientos y modelos de trabajo esperados, el Diseñador Organizacional tendrá como tarea apoyar a los colaboradores a identificar, aprender y crear nuevos hábitos que les permitan a ellos, y a la organización, trabajar de forma más efectiva.
El éxito en este sentido se logra cuando los colaboradores son capaces de adoptar y desarrollar habilidades metacognitivas y de autorreflexión que les permitan un cambio de hábito a largo plazo en áreas como Autoliderazgo, Resolución de Conflictos, Comunicación & Feedback, Psychological Safety, Confianza, Gestión del Tiempo, Reuniones Efectivas, entre otras.
Dependiendo del contexto y la necesidad, esto lo puede hacer en sesiones de coaching individual, en pequeños grupos o workshops, o diseñando experiencias/recursos de aprendizajes que sean escalables a través de toda la organización.
- Investigación & Empatía: “Fricciones & Pain Points”
Si bien el Diseñador Organizacional utiliza “métodos más tradicionales” de investigación como entrevistas y encuestas, reconoce también que “ahí no aparece todo” y que no es suficiente para entender la causa real de los problemas, así como las tensiones y fricciones en la forma de trabajar.
Un Diseñador Organizacional hace mucho trabajo de campo y observación participativa, y cree que hay más valor en pasar más tiempo con las personas y equipos en sus zonas de trabajo, más que estar sentado en su escritorio y creer que tiene todas las respuestas y soluciones en su cabeza.
En este sentido, y al estar trabajando directamente con los colaboradores en su ambiente de trabajo, tiene la posibilidad de tener un acercamiento y entendimiento mucho más fino sobre cómo funcionan (o no funcionan) los procesos, reuniones, toma de decisiones, etc. de una determinada área/equipo.
Al tener una visión sistémica del ciclo de vida del empleado así como un entendiendo en profundidad sobre donde hay fricciones y “painpoints” en la experiencia, puede diseñar y ofrecer soluciones más acotadas, simples y efectivas a las necesidades de los usuario.
- Movilizar, Empoderar, Iterar: “Todos somos Change Agents”
Por último, pero no menos importante, tenemos las tareas para diseñar el cambio organizacional.
Tradicionalmente los procesos de gestión de cambio, se han definidos por equipos muy cerrados en la cima de la compañía, quienes crean la estrategia, formulan detallados planes de proyecto, y deciden quién/cómo/cuándo será impactado. Luego lo comunican “en grande” y comienzan a cascadear las iniciativas y soluciones de cambio al resto de las áreas quienes deben aceptar y aplicar (sin mucho cuestionamiento). La idea principal es hacer que la organización se mueva de “A” a “B” siguiendo etapas definidas y muy claras, en donde todo debe estar controlado.
La diferencia principal del enfoque que propondría un Diseñador Organizacional es que considera que el cambio es una parte natural y esencial de cómo vivimos las personas (y no solo de organizaciones), en donde siempre hay potencial para el crecimiento y la evolución. Siempre estaríamos cambiando, y nunca podriamos controlar todas las variables que afectan el cambio en una organización (por mucho que así lo creamos o deseemos). Por lo que la implementación de “pequeños cambios” o “prototipos de cambio” para poder aprender rapido seria mas util que la planificación al detalle y un “Big Bang” en toda la organización.
Todos hemos tenido experiencias de cambio importantes a nivel individual (nacimiento de hij@s, fallecimiento seres queridos, cambios de casa, despidos de trabajo, etc.), y sería un error dejar de considerar todo el potencial que cada uno de los empleados podría agregar al proceso si fuese invitado a participar (y no que le dieran todo hecho). En otras palabras, sería menos de “planificar y gestionar” el cambio, y más de “movilizar y empoderar” ya que las organizaciones, y sus colaboradores, tendrían ese potencial interno para adaptarse.
Las organizaciones son como un sistema viviente (más que una jerarquía de poder y control, o una máquina de inputs y outputs), por lo que un Diseñador Organizacional considera que la única forma de lograr cambio sostenible en el tiempo es comenzar por entender las aspiraciones de las personas, empoderarlas e invitarlas a diseñar el proceso de cambio.
Takeaways: Dedicaremos más de un tercio de nuestras vidas a trabajar, así que asegurémonos que nuestras organizaciones, culturas y formas de trabajo están diseñadas de tal forma que permitan a tod@s tener una experiencia de trabajo que tenga sentido, impacto y relevancia.
El Diseño Organizacional es la utilización de un mindset, metodología y herramientas específicas de diseño centrado en el usuario, para mejorar los comportamientos, procesos de trabajo y colaboración, y también ayudar a que las compañías respondan mejor al cambio. En otras palabras, el Diseño Organizacional ayudaría a construir equipos de alto rendimiento, culturas ricas y organizaciones saludables.
Seguramente no eres el/la responsable o causante de la forma en que se trabaja hoy en tu compañía, pero si trabajas en gestión de personas, creo que si tienes algo de responsabilidad en tomar acciones para mejorar la forma en tus equipos trabajan y se organizan, tus empleados aprenden y se adaptan a un nuevo contexto, así como facilitar el cambio en la cultura organizacional.
