Hace unos días, Microsoft publicó los resultados de un nuevo estudio sobre el efecto de las reuniones consecutivas. Desde el comienzo de la pandemia, la fatiga de las videollamadas ha sido una realidad para los trabajadores del conocimiento. El Laboratorio de Factores Humanos de Microsoft intentó poner algo de ciencia detrás del sentimiento. Los investigadores del laboratorio, que examina cómo los humanos interactúan con la tecnología, pidieron a 14 personas que participaran en reuniones de video mientras usaban equipo de electroencefalograma (EEG), una gorra para monitorear la actividad eléctrica en sus cerebros.

Cada uno de los 14 voluntarios participó en dos sesiones diferentes de reuniones. En un día, asistieron a tramos de cuatro reuniones de media hora consecutivas, y cada llamada se dedicó a diversas tareas. Otro día, las cuatro reuniones de media hora fueron separadas por descansos de 10 minutos durante los cuales los participantes meditaron.

Las sesiones tuvieron lugar dos lunes consecutivos; algunos participantes comenzaron con sesiones consecutivas, mientras que otros tuvieron descansos entre reuniones y la semana siguiente, cambiaron. Otras personas se unieron a las reuniones también en un intento de recrear una experiencia de la vida real.

Los resultados del estudio proporcionaron tres conclusiones clave:

Los descansos entre reuniones permiten que el cerebro se «reinicie», lo que reduce la acumulación acumulativa de estrés en las reuniones.

Como se demostró en otros estudios, los investigadores encontraron que dos horas seguidas de reuniones resultan en estrés acumulativo. Cuando a los participantes se les permitió meditar, el cerebro tuvo tiempo suficiente para reiniciarse, evitando la acumulación de estrés.

1. Las reuniones consecutivas pueden disminuir su capacidad para concentrarse y participar

Cuando los participantes tuvieron descansos para meditar, los patrones de ondas cerebrales mostraron niveles positivos de asimetría alfa frontal, lo que se correlaciona con un mayor compromiso. Sin interrupciones, los niveles fueron negativos, lo que sugiere un menor nivel de participación de los participantes.

2. La transición entre reuniones puede ser una fuente de mucho estrés.

Pasar de una reunión a otra aumentó el nivel de estrés en los participantes. Personas que tomaron descansos para meditar, por lo que sus ondas beta disminuyen y luego vuelven a comenzar cuando comienza una nueva reunión.

Lo fascinante del estudio es que todas las reuniones fueron simuladas. Esto significa que es poco probable que los participantes se sientan personalmente involucrados en la reunión como lo harían en una situación de trabajo real. Esto significa que en un caso de la vida real, esos resultados probablemente serían aún más extremos.

3. Cambio en las prácticas y la cultura

Durante el año pasado, Microsoft ha estado trabajando para mejorar su solución Microsoft Teams para hacer que las reuniones virtuales sean más naturales, atractivas y menos agotadoras. Esta última investigación influyó en algunos cambios en Outlook que ahora permiten a las personas u organizaciones establecer valores predeterminados que toman cinco, 10 o 15 minutos de las reuniones de Microsoft Teams para que los participantes tengan tiempo para tener un momento entremedias.

Me toma un segundo acostumbrarme, pero cada vez recibo más invitaciones a reuniones que comienzan a la hora y terminan 25 o 50 minutos después. También he tenido reuniones que comienzan cinco o diez minutos después de la hora o media hora. Poder integrar estas opciones en su herramienta de programación facilita mucho las cosas. Envía un mensaje poderoso a los empleados de que están capacitados para realizar esos cambios que impactan positivamente en su bienestar mental.

Incluso si muchos volverán a trabajar en un entorno de oficina, no se puede negar que la forma en que trabajamos ha cambiado para siempre y, con ello, el tiempo que dedicamos a las reuniones virtuales. El bienestar de los empleados es un gran tema de discusión y estoy seguro de que quiero que siga siendo una prioridad para los empleadores y los proveedores de soluciones como Microsoft, Cisco y Google.

Sin embargo, la tecnología por sí sola no resolverá todos nuestros problemas. Ya sea que crea en la meditación y esté planeando aprovechar la integración de Headspace con Microsoft Teams o esté pensando en usar otras herramientas, es crucial comprender que esos descansos entre reuniones deben ser descansos. Enviar correos electrónicos, hacer una llamada telefónica rápida o cualquier otra tarea relacionada con el trabajo no logrará los resultados que destaca el estudio de Microsoft. Lo mismo puede decirse de otras tendencias como «no hay reunión el viernes». Iniciativas como esta solo funcionan si el resto de la semana no se ve afectado negativamente porque no tenemos reuniones los viernes.

Entonces, como suele ser el caso, usemos los datos para tomar decisiones informadas, la tecnología para capacitarnos para trabajar de manera más efectiva y el liderazgo para guiarnos hacia un entorno de trabajo más reflexivo.

No todos tiene que ser una reunión, no todas las reuniones tienen que ser de 30 minutos o una hora … Sobre todo, cambie la mentalidad de trabajar más a trabajar mejor. Parte de esta conversación tiene que estar vinculada a cómo medimos y recompensamos a los empleados en el futuro, que es un componente fundamental del futuro del trabajo. Estar ocupado no significa necesariamente ser productivo. Los datos apuntan claramente a lo contrario. La tecnología puede seguir ayudándonos a optimizar los flujos de trabajo, priorizar el tiempo y permanecer conectados. Aún así, en última instancia, serán los líderes quienes se aseguren de que el miedo a perder oportunidades no nos haga volver a nuestras viejas formas de pensar que el trabajo de oficina es más productivo que el trabajo remoto, más reuniones nos hacen más productivos y respondemos a los correos electrónicos los fines de semana y los días festivos nos hacen más comprometidos.

Publicación original de Forbes.