En términos simples, la eficiencia organizacional es la capacidad que tiene una empresa para lograr sus objetivos en el menor tiempo posible y economizando los recursos al máximo.

Otro buen enfoque para entender el término “eficiencia organizacional” habla sobre qué tan capaz es una empresa de producir bienes o servicios de alta calidad al menor costo posible.

Existen diferentes maneras de medir esta eficiencia. Uno de los métodos es más comunes es contabilizar el tiempo que se tarda en lograr un objetivo. También se toman en cuenta otros factores, como el nivel de producción, el grado de satisfacción del cliente y el impacto ambiental.

De lo antes mencionado, la primera conclusión lógica que se desprende es que la eficiencia organizacional permite a la empresa ahorrar dinero, tiempo y esfuerzo, lo que se traduce en un mayor beneficio.

Pero no es nada sencillo establecer una serie de procedimientos generales que te lleven a alcanzar una buena eficiencia organizacional.

El primer paso

Aunque parezca una obviedad, el primer paso para alcanzar la eficiencia organizacional es tener bastante claro qué es lo que hace funcionar a tu empresa.

Recién cuando comprendas cuál es tu punto diferenciador es que podrás empezar a armar una estrategia que tome a la organización como un todo y no como un conjunto de partes aisladas.

Y hay que hacer especial énfasis en mantener una visión holista. De nada sirve tener un proceso de producción de los más avanzados en el mundo si tu marketing, distribución o desarrollo no están en la misma línea.

Si uno solo de estos elementos no está bien alineado, tendrás una empresa ineficiente y, por lo tanto, no será competitiva.

El otro factor determinante al momento de planificar una estrategia para mejorar la eficiencia, es la cultura organizacional.

Una empresa es el reflejo de sus empleados. Si cuentas con colaboradores comprometidos y motivados, tus chances de tener una organización sólida serán mucho mayores.

El clima laboral, las capacitaciones y las relaciones internas tienen un impacto directo en la eficiencia laboral.

Dónde estamos

Después de determinar las fortaleces de tu empresa, el siguiente paso es definir en qué punto de eficiencia te encuentras en este momento.

Resulta imposible verificar la efectividad de la estrategia que apliques si no tienes datos sobre el punto de partida que puedas comparar con el punto de llegada. Una vez que tengas esta información, puedes entonces establecer hacia dónde quieres moverte.

Es fundamental que conozcas tus niveles actuales de rendimiento y aprovechamiento de recursos. No olvides que todas las decisiones que tomes tienen que basarse en datos concretos y no en subjetividades.

Un enfoque basado en las expectativas del cliente

Analizar las expectativas del cliente a la hora de producir bienes y servicios es necesario en toda empresa que busque optimizar sus procesos.

Las organizaciones suelen cometer el error de tomar decisiones en base a los que ellos creen que los clientes esperan o necesitan, restándole importancia a hacer un estudio avanzado del mercado.

Al término de esta etapa ya deberías saber qué es lo que los clientes esperan, dónde estás parado, hacia dónde quieres ir y qué necesitas para llegar hasta ahí.

Crear una cultura de disciplina

Es necesario enfocarse nuevamente en el talento humano. Tener empleados disciplinados sin imponer normas rígidas es clave para que cada tarea sea desarrollada con el correcto nivel de atención.

Cambia el enfoque y otórgale la confianza necesaria a tu personal, sin dejar de lado la supervisión y el control de todos los procesos. Establece esta nueva mirada en cada una de las áreas de tu organización.

La capacitación como herramienta

En base a tu análisis de lo que el cliente quiere y necesita, crea planes de capacitación que estén orientados a crear productos y servicios que brinden los resultados que ellos esperan.

Aprovecha esta capacitación para motivar a tus trabajadores y brindarles nuevas herramientas a nivel profesional.

Recuerda que todas las capacitaciones deben estar acompañadas de acciones para su aprovechamiento, de lo contrario, sería tiempo y recursos desperdiciados.

Compromiso ante todo

Para lograr un compromiso pleno por parte de los funcionarios, debes empezar por ti mismo.

Tu empresa será el reflejo de lo que sus directivos logren trasmitir a los niveles más bajos.

En cada acción directa que realices, muestra que realmente estás comprometido en alcanzar mejores niveles de eficiencia. Siempre y cuando tus trabajadores tengan las condiciones laborales correctas, sentirán tu entusiasmo y energía y se enfocarán en replicarla.

Consejos para mejorar la eficiencia laboral

Toda la información mostrada anteriormente de forma general puede resumirse en estos consejos para mejorar la eficiencia organizacional:

  • Impulsa la innovación: Aprovecha la tecnología y todas las herramientas disponibles para crear procesos más simples, modernos y rápidos.
  • Apuesta por la formación: Capacita a tus empleados para que sean ellos los abanderados de una nueva forma de trabajar más eficiente. Conviértelos en expertos de las nuevas tecnologías y metodologías implementadas; de esta forma no solo tendrás una organización eficiente, también estarás impactando positivamente en la calidad de vida de tus colaboradores.
  • Mejora la comunicación interna: Todos estos cambios tienen que estar respaldados por una comunicación efectiva, que sea capaz de transmitir el mensaje a toda la organización. Recuerda que para alcanzar la eficiencia, toda la empresa tiene que estar compenetrada; por lo tanto, es imprescindible facilitar e impulsar la comunicación entre las diversas áreas.
  • Mide los resultados: La única forma de saber si tu proceso ha dado resultados es midiendo su efectividad. Utiliza los indicadores que creas convenientes para comparar el punto inicial con el punto de llegada, que te permitan arrojar conclusiones.
  • Escucha a tus empleados: Nunca dejes por fuera la opinión y la visión de tus trabajadores. Al final del día, son ellos quienes llevarán a cabo las tareas que tienen el potencial de convertir tu organización en una que aprovecha sus recursos de una forma mucho más eficiente.

Takeaways: La eficiencia laboral no es fácil de alcanzar. Es necesario hacer un profundo análisis interno para determinar las fortalezas y debilidades de la empresa. Luego de eso, todos los objetivos planteados deben ir en función de lo que espera recibir el cliente.