Refrescando conceptos, el onboarding es aquel proceso que se desarrolla durante los primeros días de un nuevo empleado.
Su objetivo es facilitar la adaptación de este colaborador a su entorno laboral de la manera más sutil y menos invasiva posible.
Las empresas necesitan de este tipo de procesos para aumentar la productividad, reducir la fuga de talento y fortalecer la cohesión en los equipos de trabajo.
Ahora bien, la pandemia de COVID-19 y el rumbo remoto que han tomado los puestos de trabajo obligan a las empresas a darle un nuevo enfoque al onboarding.
Debe quedar muy claro que digitalizar el onboarding no significa deshumanizarlo. Por el contrario, se trata de utilizar todas las herramientas digitales a disposición para que este nuevo empleado se sienta respaldado y arropado por su entorno.
Vamos a repasar cuáles son los principales objetivos y ventajas del onborading digital. También, profundizaremos en las distintas técnicas para que este proceso sea llevado a cabo de la forma más eficiente posible.
Objetivos del onboarding digital
Fundamentalmente, el onboarding digital plantea atacar cuatro objetivos:
Hacerle conocer cuáles son sus funciones
Es de vital importancia que, desde el primer día, el trabajador sepa cuáles son sus funciones, objetivos y qué es lo que se espera de él.
La falta de rumbo es el principal desencadenante del desapego, apatía y poco compromiso. Para cumplir con esta premisa, al empleado se le debe mostrar cuáles son las herramientas que tiene a su disposición al momento de desarrollar sus actividades.
Transmitir la filosofía de la empresa
Cuanto antes se comience a transmitir la filosofía y valores de la empresa, mejor.
Una organización debe funcionar como un organismo compuesto de diversas partes, pero todas ellas enfocadas en el mismo objetivo y siguiendo los mismos principios y metodologías.
Alinear a todos los empleados con los valores de la compañía es fundamental para un correcto desempeño.
Informar las políticas internas
El hecho de que un trabajo sea en forma remota no libera al empleado de la responsabilidad de cumplir con las políticas de orden legal, social y hasta de seguridad.
Conocer su posición y la de sus compañeros
Un buen programa de onboarding digital debe ser capaz de dejar en claro cuál es la posición del nuevo empleado en la escala jerárquica. A su vez, es necesario que sepa identificar la posición de sus compañeros y de su equipo de trabajo.
Este proceso contribuye al mejoramiento de las comunicaciones, que al ser digitales, limitan un poco la experiencia.
Ventajas del onboarding digital
En forma resumida, estas son las principales ventajas del onboarding digital:
- Ahorra tiempo: Digitalizar y automatizar procesos tales como el archivamiento de documentos y demás tareas burocráticas libera al personal de Recursos Humanos para atender otros asuntos.
- Disminuye los descuidos: Valerse de algún software que apoye la gestión del onboarding erradica la posibilidad de olvidar realizar tareas críticas, como por ejemplo, dar de alta al empleado en el sistema.
- Facilita el seguimiento: Al estar todo integrado en un mismo sistema, es fácil hacer un seguimiento de los primeros pasos del nuevo empleado.
- Disponibilidad de documentos: El nuevo colaborador tendrá a su disposición toda la información necesaria de manera digital, lo que también contribuye a que tu empresa sea más ecológica. Esta es una ventaja de la digitalización, incluso, en procesos de onboarding para empleados presenciales.
Pasos para hacer un onboarding digital
Si ya de por sí el onboarding presencial requiere de mucha atención al detalle, esto se magnifica en el onboarding digital.
Darle la bienvenida a un teletrabajador será más sencillo con los siguientes pasos:
1.- Envía un kit de bienvenida hasta su domicilio
Si la persona no puede llegar hasta las oficinas, entonces deberás enviar hasta su casa los instrumentos que necesita para realizar su trabajo.
Es una buena idea pedirle una fotografía del kit al momento de recibirlo, de esta manera se tiene constancia del estado de los equipos.
No te olvides de incluir algunos ítems de uso personal e identificados con el logo de la compañía. Estas pequeñas acciones empiezan a formar el sentido de pertenencia.
2.- Incluir al empleado en los canales de comunicación
Agilizar las comunicaciones no presenciales entre los distintos miembros de un equipo es algo primordial.
Para esto existen un montón de herramientas. Incluir al nuevo colaborador en ellas es un paso importante para su acoplamiento a toda la estructura.
3.- Organiza una reunión
Aunque no sea presencial, el director o gerente debe encargarse de recibir a los empleados.
Prepara una reunión donde le des la bienvenida de la forma más calurosa que puedas. Emplea palabras y oraciones que le trasmitan confianza y que lo hagan sentirse parte de tu organización.
También es importante que tenga una reunión con el que será su jefe inmediato para esclarecer funciones y dinámicas de trabajo.
4.- Define una metodología de trabajo digital
Trabajar de manera remota y afrontar el día a día alejado de un entorno social puede desencadenar sentimientos de soledad y estrés.
Ante esto, es recomendable el proponer ciertos mecanismos que contribuyan con el bienestar físico, mental y emocional. Algunas de las ideas en este sentido que deben ser transmitidas durante el onboarding digital son:
- Establecer una rutina: Si bien el teletrabajo permite la flexibilidad horaria, la falta de una rutina diaria es capaz de disminuir la productividad y de generar desórdenes alimenticios y de sueño.
- Adoptar hábitos saludables: Este punto se refiere a la alimentación y al ejercicio. Imparte programas de aprendizaje que instruyan a tu personal en cómo ejercitarse durante las jornadas laborales para evitar el sedentarismo. También, tener una dieta balanceada es fundamental para mantener niveles óptimos de energía.
- Propón la habilitación de un lugar de trabajo: Es de gran ayuda que los empleados remotos tengan un área de su casa destinada para trabajar. Esto evita las distracciones del hogar y ayuda a generar un ambiente más parecido al de una oficina típica.
Takeaways: El onboarding digital surge como una necesidad ante la realidad cada vez más presente del teletrabajo. Esta actividad tiene como objetivo principal el encaminar al nuevo empleado en conocer todo lo que necesita para el correcto desempeño de sus funciones. Digitalizar este proceso ahorra horas de trabajo. Para realizar un onboarding digital es necesario enviar el kit de bienvenida, incluir a los empleados en los canales de comunicación, organizar una reunión con su jefe inmediato y definir una metodología de trabajo digital