En estos días es difícil lograr que las personas presten atención en cualquier reunión, pero cuando las personas no están en la misma sala, puede ser especialmente difícil. Y es particularmente molesto cuando haces una discusión de nueve minutos, haces una pausa para una reacción esperada y dices: «No estoy seguro de haberte seguido», que también podría significar: «Estaba lavando con champú a mi gato y no me di cuenta sería llamado «.

Seamos realistas, la mayoría de las reuniones siempre han apestado porque a menudo hay poca o ninguna responsabilidad por el compromiso. Cuando estamos juntos en una habitación, a menudo lo compensamos con un contacto visual coercitivo. Los participantes sienten la obligación de fingir interés (incluso si están mirando sus teléfonos). En situaciones en las que no puede exigir atención con la opresión ocular, debe aprender a hacer lo que deberíamos haber dominado hace mucho tiempo: crear un compromiso voluntario. En otras palabras, debe crear oportunidades estructuradas para que los asistentes se involucren plenamente.

Hay cuatro razones generales para celebrar una reunión: influir en los demás, tomar decisiones, resolver problemas o fortalecer las relaciones. Dado que todos estos son procesos activos, los pasajeros pasivos en una reunión rara vez realizan un trabajo de calidad. La condición previa para reuniones efectivas, virtuales o de otro tipo, es el compromiso voluntario.

Hemos pasado los últimos años estudiando sesiones de formación virtual para comprender por qué la mayoría de las reuniones virtuales llevan a los grupos a un coma. A medida que lo hicimos, descubrimos y probamos cinco reglas que conducen a resultados predeciblemente mejores en las reuniones. En un estudio que hicimos, comparando 200 asistentes de una experiencia cara a cara con 200 de una experiencia virtual, encontramos que cuando se aplican estas reglas, el 86% de los participantes informan niveles de participación tan altos o más altos como en las sesiones presenciales. -reuniones presenciales. Y ahora hemos aplicado estas reglas con más de 15.000 participantes en la reunión.

Ideas que realmente funcionan

Tomemos como ejemplo a Raúl, un gerente de nivel medio, que está a punto de dirigir una presentación virtual de 15 minutos a 16 de sus pares repartidos de por todo América. Su objetivo es convencerlos de que deben identificar algunas oportunidades de ventas globales de cada una de sus carteras de cuentas regionales y luego cooperar en su búsqueda. Para evitar una charla pasiva e involucrar al grupo, planea usar 18 diapositivas. Aquí están las reglas que Raúl debe seguir.

1. La regla de los 60 segundos.
Primero, nunca involucre a un grupo en la solución de un problema hasta que hayan sentido el problema. Haga algo en los primeros 60 segundos para ayudarlos a experimentarlo. Puede compartir estadísticas, anécdotas o analogías impactantes o provocativas que dramaticen el problema. Por ejemplo, Raúl podría compartir una estadística que muestre el tamaño promedio de los acuerdos globales para un competidor que provoque una sensación de inferioridad con el grupo. Podría compartir una anécdota sobre un cliente frustrado que dejó de comprar porque el equipo no ofreció precios ni soporte globales. O podría involucrar las emociones haciendo una analogía con las ballenas que se alimentan de manera mucho más efectiva cuando trabajan juntas para rodear grandes cardúmenes de krill, y luego se turnan para atiborrarse del festín. Independientemente de la táctica que utilice, su objetivo es asegurarse de que el grupo comprenda con empatía el problema (u oportunidad) antes de intentar resolverlo.

2. La regla de la responsabilidad.
Cuando las personas ingresan a cualquier entorno social, trabajan tácitamente para determinar su rol. Por ejemplo, cuando ingresa a una sala de cine, inconscientemente define su papel de observador: está allí para entretenerse. Cuando ingresas al gimnasio, eres un actor, estás ahí para hacer ejercicio. La mayor amenaza de participación en las reuniones virtuales es permitir que los miembros del equipo asuman inconscientemente el papel de observadores. Muchos ya definieron felizmente su papel de esta manera cuando recibieron la invitación a la reunión. Para contrarrestar esta decisión implícita, cree una experiencia de responsabilidad compartida desde el principio de su presentación. No lo haga diciendo: «Está bien, quiero que esto sea una conversación, no una presentación. Necesito que todos ustedes se involucren «. Eso rara vez funciona. En su lugar, cree una oportunidad para que asuman una responsabilidad significativa. Esto se hace mejor usando la siguiente regla.

3. La regla de ningún lugar donde esconderse.
Las investigaciones muestran que una persona que parece tener un ataque cardíaco en el metro tiene menos probabilidades de obtener ayuda cuanto más gente hay en el tren. Los psicólogos sociales se refieren a este fenómeno como difusión de responsabilidad. Si todos son responsables, nadie se siente responsable. Evite esto en su reunión dando a las personas tareas en las que puedan participar activamente para que no haya ningún lugar donde esconderse. Defina un problema que se pueda resolver rápidamente, asigne personas a grupos de dos o tres (máx.). Bríndeles un medio con el que comunicarse entre sí (videoconferencia, canal Slack, plataforma de mensajería, salidas de audio). Si está en una plataforma de reuniones virtual que permite grupos de trabajo, utilícelos libremente. Déles un marco de tiempo muy limitado para realizar una tarea breve y muy estructurada. Por ejemplo, a los tres minutos de su lanzamiento, Raúl podría decir algo como, “La siguiente diapositiva muestra quién será su pareja. Quiero que se tome dos minutos en su grupo de trabajo para identificar un arrepentimiento global: un cliente con el que cree que podría haber tenido un trato mucho más importante si hubiéramos trabajado mejor juntos en los últimos 12 meses «. A continuación, podría pedirles a todos que escriban sus respuestas en la plataforma de chat y / o llamar a uno o dos para compartir su ejemplo por teléfono.

4. La regla MVP.
Nada desconecta a un grupo de manera más confiable que atacarlos con una diapositiva tras otra de datos embrutecedores organizados en un sinfín de viñetas. No importa qué tan inteligente o sofisticado sea el grupo, si su objetivo es el compromiso, debe mezclar hechos e historias. Alentamos a las personas a determinar el paquete de PowerPoint mínimo viable (MVP) que necesitan. En otras palabras, seleccione la menor cantidad de datos que necesite para informar e involucrar al grupo. No agregue una sola diapositiva más. Un beneficio adicional de esta regla es que te obliga a involucrar a los asistentes. Si tiene demasiadas diapositivas, se siente esclavo de «pasarlas». Si Raúl tiene 18 minutos para hacer su trabajo, 15 diapositivas son demasiadas. Debería poder exponer su caso con una o dos diapositivas, luego usar cualquier diapositiva adicional para realizar las tareas de las reglas 1-3 anteriores.

5. La regla de los 5 minutos.
Nunca pase más de 5 minutos sin darle al grupo otro problema para resolver. Los participantes se encuentran en salas esparcidas de un lado a otro con docenas de tentadoras distracciones. Si no mantiene una expectativa continua de participación significativa, se retirarán a ese atractivo papel de observador y tendrá que trabajar duro para recuperarlos. En su presentación de 15 minutos, Raúl debe tener 2-3 oportunidades de participación breves, bien definidas y significativas. Por ejemplo, podría terminar su presentación con una lista de opciones generada por el grupo y luego descartar una oportunidad de votación para determinar la opinión del equipo sobre por dónde empezar.

Takeaways: La verdad es que estas reglas ya deberían ser una segunda naturaleza, sin importar qué tipo de reunión esté dirigiendo. Pero lo que está en juego es aún mayor hoy en día cuando los miembros del equipo están fuera de la vista y sus mentes están libres para vagar. Seguir estas cinco reglas cambiará drásticamente e inmediatamente la productividad de cualquier reunión virtual.

Artículo original de HBR.