La gestión de personas en las empresas sigue representando, al día de hoy uno de los retos más significativos al que debe enfrentarse el Departamento de Recursos Humanos.
En este ámbito existen muchos procesos que requieren de la tecnología para que puedan ser desarrollados de una forma más eficiente, precisa y económica.
Así, surgen los denominados RPA (Robotic Process Automation). Estos no son más que algoritmos diseñados para llevar a cabo tareas repetitivas y de menor valor añadido, ayudando a liberar al personal humano y permitiéndoles enfocarse en labores de alto impacto.
Según un estudio realizado por Future For Work Institute y Meta4, el 46% de los responsables de RRHH no conocen estas herramientas automáticas que aportan soluciones para la gestión de su área.
Esto señala al desconocimiento como la primera causa de que este tipo de programas no tengan una mayor penetración en la industria.
¿Qué procesos de la gestión de personas pueden ser robotizados?
Los RPA son ideales para automatizar aquellos procesos transaccionales donde es necesario extraer gran cantidad de información para vaciarla en otros sistemas.
Dicho con otras palabras, los RPA se utilizan en gestiones administrativas tediosas y de gran volumen en donde la intervención humana no es indispensable ni marca diferencia.
Beneficios de los RPA
- Reducción en el tiempo de ejecución de las tareas: Estos procesos, además de ejecutar las tareas de forma mucho más rápida que el hombre, están activos 24 horas al día y 7 días a la semana. Además, los RPA están basados en tecnologías no invasivas que no necesitan introducir cambios a los sistemas ya existentes, así que su implementación es muy rápida.
- Incremento de la productividad: Al ser capaces de ejecutar las tareas más rápidamente y durante más tiempo, la productividad se ve enormemente beneficiada con los RPA.
- Reducción de costos y errores en la gestión del personal: Al reducir el error humano, la fiabilidad de estos procesos aumenta considerablemente al implementar un RPA. Además, un solo RPA es capaz reproducir las labores de un montón de empleados, disminuyendo el costo operativo.
- Aumento en la satisfacción de los empleados: La primera sensación que este tipo de soluciones brindan a los empleados es que trabajan para una compañía moderna y sofisticada, más ágil y menos burocrática. Y al incrementar la velocidad y disminuir los errores, el personal estará más tranquilo y relajado.
- Detección de oportunidades de mejoras: Cuando se lleva a cabo una automatización de procesos mediante RPA salen a luz diferentes carencias en los procesos internos, los cuales pueden resolverse antes de iniciar la automatización.
- Mayor seguridad: Al automatizar el manejo de la data personal de los empleados y de otros aspectos críticos de la empresa, se puede restringir mucho más el acceso a esta información.
Aplicaciones de la robotización en la gestión de personas
Los RPA se adaptan perfectamente a los procesos sustanciales y repetitivos, como suelen ser los llevados a cabo por el Departamento de Recursos Humanos.
El objetivo de la robotización es aumentar la eficiencia y la rentabilidad. Estas son algunas áreas y tareas donde se puede aplicar la tecnología RPA:
Captación de empleados
Durante el reclutamiento existen un montón de procesos donde es necesario manejar altos volúmenes de datos. El trabajo de los RPA en esta área consiste en ayudar a completar los formularios de forma rápida y sin errores.
Gestión de empleados
La cantidad de mano de obra que una empresa necesita para cubrir determinadas áreas puede fluctuar enormemente en función de la demanda del momento y de la naturaleza del negocio.
Utilizar robots para este tipo de tareas resulta mucho más cómodo, ya que es sencillo aumentar o disminuir su cantidad, todo lo contrario, a si se tratase de personas.
Gestión de datos heredados
Es muy complicado y tedioso el proceso de integrar datos desde plataformas heredadas.
La automatización robótica puede salvar la información de diversos sistemas sin necesidad de hacer una reestructuración total. Esto supone una gran ventaja, ya que el RPA asume una cantidad inmensa de tareas monótonas y repetitivas.
Administración de nómina
Sobre todo en aquellas empresas con una gran cantidad de empleados o con una nómina semanal, la gestión de nómina es una tarea que conlleva una amplia cantidad de datos de entrada que gestionar.
Cuando este proceso se logra automatizar se reduce considerablemente el tiempo de procesamiento y aumenta la precisión de los resultados.
Gestión general de datos
El Departamento de Recursos Humanos maneja una muy amplia cantidad de datos e información referente a los empleados.
Sobre todo en empresas con diferentes sucursales, esta información es mucho más fácil de gestionar mediante un software automatizado.
La administración de este tipo de procesos por parte de un RPA hace que, por ejemplo, un empleado que cambie de dirección no deba actualizar esta información de forma manual en la base de datos de la compañía.
El futuro de los RPA
Tanto las empresas que ya los han implementado, como aquellas que se encuentran evaluando la posibilidad de instaurarlos, coinciden en que la tendencia a futuro consiste en combinar las soluciones RPA con otras herramientas inteligentes, como el Machine Learning, el reconocimiento óptico de caracteres (OCR), NPL o los chatbots.
Todas estas tecnologías son utilizadas para automatizar procesos de alta complejidad, en donde las reglas no son predecibles.
Sin duda alguna, la robotización en gestión de personas funciona de manera excelente para las empresas medianas y grandes que manejan una gran cantidad de datos.
Tal vez el mayor beneficio está en liberar al personal de RRHH de tareas mundanas y tediosas, permitiéndoles ocuparse de tareas más trascendentales y posicionarse como un socio estratégico del negocio.
Takeaways: Los RPA son robots que tienen como objetivo sustituir al humano en tareas tediosas y repetitivas con volúmenes muy altos. Esta tecnología se adapta perfectamente a los RRHH, un área donde un alto porcentaje de las actividades cotidianas consiste en manipular y gestionar datos. Aplicar la automatización a estos procesos logra reducir costos, agilizar los trámites y aumentar el nivel de seguridad; pero su principal virtud es la de liberar al personal de RRHH para que puedan ocuparse de tareas con un alto nivel de impacto dentro de la organización